Kurz gesagt
Dieser Zeitdieb entsteht, wenn Anrufwege nicht zum Arbeitsalltag passen: Die Hauptnummer klingelt ins Leere, Abwesenheiten sind nicht geregelt und wichtige Anrufe hängen an einem einzigen Arbeitsplatz. Abhilfe schaffen klare Rufgruppen, Vertretungen und Öffnungszeiten, die dein Team selbst pflegen kann, dazu ein getesteter Ausfallweg. Ob Cloud, lokale Anlage oder Teams, entscheidest du danach.
Kosten des Nichtstuns
Was dich das kostet
Verlorene Anrufe, doppelte Telefonate und Rückfragen wirken einzeln klein. Zusammen kosten sie Zeit, Konzentration und das Vertrauen deiner Kundschaft, besonders wenn dein Team unterwegs, im Homeoffice oder in Terminen ist. Wie viel Zeit das bei dir ausmacht, zeigt der Zeitdieb-Rechner.
Kennst du das?
Ein Anruf kommt rein, während das Team auf der Baustelle ist. Am Schalter klingelt das Telefon, während jemand im Gespräch ist. Am Empfang der Praxis warten Patientinnen und Patienten, und gleichzeitig muss am Telefon ein Termin koordiniert werden. Spätestens bei Abwesenheiten, Spitzenzeiten oder mehreren Standorten zeigt sich, ob die Anrufwege klar geregelt sind.
Woran es meistens liegt
- Rufgruppen und Weiterleitungen bilden nicht ab, wie dein Team heute arbeitet.
- Öffnungszeiten, Ferien und Vertretungen lassen sich nur über den Anbieter ändern.
- Der Ausfallweg wurde nie festgelegt oder getestet. Strom, Router, Internetanschluss, Telefonanlage und Provider können unabhängig voneinander ausfallen.
- Bei schlechter Sprachqualität wird der Provider gewechselt, statt Anschluss, Netzwerk und Gerät gemeinsam zu prüfen. Laufzeit, schwankende Laufzeiten (Jitter), Paketverlust, Auslastung, Verkabelung, WLAN-Abdeckung und Endgeräte spielen alle mit.
Lösungswege, auch ohne BITS
- Anrufwege aufschreiben. Welche Nummer soll bei welchem Anliegen wo klingeln? Wer vertritt bei Ferien? Was passiert ausserhalb der Öffnungszeiten?
- Ausfallweg festlegen und testen. Bestimme für wichtige Nummern, ob eine Umleitung, ein zweiter Anschluss, Mobilfunk oder ein anderer Standort als Rückweg dient. Teste das mit den vorgesehenen Personen und Geräten.
- Das Modell wählen. Cloud-Anlage, lokale Telefonanlage und Microsoft Teams Phone unterscheiden sich bei Betrieb, Kontrolle, Integration und Abhängigkeiten. Keines ist pauschal besser. Entscheidend sind deine Rufwege, Standorte, Endgeräte und die gewünschte Einbindung.
- Offerten mit denselben Fragen vergleichen. Rollen, Ausfallweg, Support, Vertrag und Gesamtkosten, nicht nur der Monatspreis.
- Die Umstellung vorbereiten. Rufnummern, Verträge, Nummernblöcke, Rufgruppen, Öffnungszeiten, Endgeräte und Integrationen erfassen, die Portierung planen und echte Situationen testen: Annahme, Weiterleitung, Stellvertretung, mobile Nutzung. Wo das Risiko es verlangt, hilft ein Parallelbetrieb.
Was BITS in diesem Feld macht
- Wir nehmen Erreichbarkeit, Spitzenzeiten und Zuständigkeiten auf und legen die Ruflogik danach fest.
- Wir planen und betreuen Telefonanlagen. Je nach Situation kommen Anbieter wie Swisscom, Winet oder Quickline und Systeme von Yeastar oder Mitel in Frage. Microsoft Teams und die Türkommunikation können Teil der Lösung sein.
- Telefoniert wird so, wie dein Team arbeitet: mit Tischtelefon, PC-App, Smartphone oder Funktelefonen im Gebäude.
- Wir richten die Anlage so ein, dass berechtigte Mitarbeitende Öffnungszeiten, Ferien und Weiterleitungen selbst anpassen können.
- Wir begleiten die Umstellung von der Aufnahme bis zur Einführung und bleiben danach ansprechbar.
Preise
Unsere Festpreise und Spannen für Telefonie stehen auf der Preisseite.
Aus der Praxis
Eine Gemeindeverwaltung im Kanton Bern mit vier Arbeitsplätzen wollte ihre Telefonie modernisieren, ohne für jede Anpassung den IT-Partner anrufen zu müssen. Heute tragen berechtigte Mitarbeitende Öffnungszeiten und Ferien selbst im System ein. Telefoniert wird über die PC-App und über Funktelefone, die Anrufübersicht zeigt, wer anruft. Weil die Verwaltung mit einem Remote Client arbeitet, haben wir die Sprachqualität zuerst mit einer Weiterleitung gesichert. Für die Arbeit mit Headset ist eine lokale Audio-Anbindung vorgesehen. Mehr dazu bei den Gemeinden.
Ein Industriebetrieb im Seeland mit rund 25 Telefonie-Nutzenden an zwei Standorten hat eine veraltete Anlage durch eine gemeinsame Yeastar-Anlage ersetzt. Vor dem Entscheid haben wir beide Standorte und den neuen Anbau begangen und die Funkabdeckung für die DECT-Telefone im Gebäude geplant statt geschätzt. Telefonbuch und Gegensprechanlage sind eingebunden. Für einen anderen Betrieb kann eine Cloud-Anlage oder Teams Phone besser passen. Übertragbar ist das Vorgehen: zuerst Rufwege, Standorte, Endgeräte und Ausfallweg beschreiben, dann das Produkt wählen.
