Kurz gesagt
Dieser Zeitdieb steckt in wiederkehrenden Abläufen: Angaben werden mehrfach übertragen, Freigaben bleiben in E-Mails liegen und Sonderfälle kennt nur eine Person. Loswerden kannst du ihn, indem du zuerst den Ablauf klärst und erst dann automatisierst, wo Regeln, Ausnahmen und Zuständigkeiten feststehen. Für den Anfang reicht oft ein verbindliches Formular mit klarer Aufgabenliste.
Kosten des Nichtstuns
Was dich das kostet
Jede doppelte Eingabe, jede liegengebliebene Freigabe und jede Rückfrage kostet Zeit, die im Tagesgeschäft fehlt. Und wer einen unklaren Ablauf einfach schneller macht, bekommt die Fehler nur schneller. Was das in deinem Betrieb ausmacht, rechnest du mit dem Zeitdieb-Rechner aus.
Kennst du das?
Ein Auftrag beginnt selten auf der Baustelle. Er beginnt mit einem Anruf oder einer Anfrage, einer ersten Einschätzung und den Informationen, die das Büro an die richtige Person weitergibt. Unterwegs braucht das Team Pläne, Fotos und Kontaktangaben. Nach dem Einsatz sollen Rückmeldungen, Bilder und offene Punkte wieder dort ankommen, wo Disposition, Nachkalkulation oder der nächste Termin sie brauchen.
Reisst dieser Weg ab, entstehen doppelte Telefonate, veraltete Unterlagen und Aufgaben, die an einer einzelnen Person hängen. Typische Anzeichen:
- Angaben werden von einem System ins nächste abgetippt.
- Freigaben warten im Postfach, und niemand sieht, wo ein Vorgang steht.
- Sonderfälle und Vertretungen kennt nur eine Person.
- Bei Ferien oder einer Rückfrage bleibt ein Vorgang einfach liegen.
Woran es meistens liegt
Selten fehlt ein Werkzeug. Häufiger sind Zuständigkeiten unklar, Pflichtangaben fehlen oder es gibt keinen sichtbaren Status. Eine Automation hilft nicht, solange der Ablauf selbst unklar ist. Darum gilt für Prozessautomatisierung im KMU: zuerst die Arbeit verstehen, dann die Technik, und automatisieren nur dort, wo Regeln, Ausnahmen und Zuständigkeiten geklärt sind.
Lösungswege, auch ohne BITS
Vieles kannst du selbst klären, bevor du ein Werkzeug wählst:
- Einen Vorgang auswählen. Häufig, belastend und nicht existenzkritisch, etwa Anfragen, interne Bestellungen, Freigaben oder Eintritte. Eine wöchentliche Bestellfreigabe kann mehr Aufwand machen als ein langer Vertrag, der nur wenige Male im Jahr vorkommt.
- Den echten Ablauf aufschreiben. Was löst ihn aus, welche Angaben sind Pflicht, wer entscheidet nach welcher Regel, woran erkennst du den Abschluss? Frag die Leute, die täglich damit arbeiten, auch nach ihren Umwegen.
- Erst vereinfachen. Wenige Pflichtfelder, ein einheitlicher Status und eine zentrale Ablage entlasten oft schon spürbar. Ein verbindliches digitales Formular und eine klar zugewiesene Aufgabenliste reichen für den Anfang.
- Dann automatisieren. Bestätigungen, Fristen, Übertragungen und Ablage lassen sich automatisieren, wo die Regeln stabil sind. Fachliches Urteil braucht eine sichtbare Eingriffsmöglichkeit.
- Ausnahmen einplanen. Wer wird erinnert, wann wird eskaliert, wer vertritt? Ein klar zugewiesener Schritt von Hand ist besser als eine Automation, die beim ersten Sonderfall umgangen wird.
- Nach einigen Wochen echte Fälle anschauen. Weniger Rückfragen, kürzere Durchlaufzeit, vollständigere Angaben? Erst dann ausbauen.
Für die digitale Prozessautomatisierung gibt es mehrere technische Wege:
- Cloud-Flow, zum Beispiel mit Power Automate: verbindet Dienste und reagiert auf eine Formularantwort, eine Datei oder einen Zeitpunkt.
- Formular oder App, zum Beispiel mit Forms, Lists oder Power Apps: eine strukturierte Oberfläche für Eingaben und Entscheide.
- Schnittstelle: Wo es eine verlässliche Programmierschnittstelle gibt, ist sie meist besser kontrollierbar als automatisierte Mausklicks.
- Desktop-Automation (RPA): bildet Klicks auf einem Computer nach. Sinnvoll, wenn ein wichtiges Altsystem keine Schnittstelle hat. Dann gehören Änderungen an der Oberfläche und die Fehlererkennung ausdrücklich in die Betriebsplanung.
Wann sich Automatisieren nicht lohnt
Ein häufiger Ablauf ist nicht automatisch ein guter Kandidat. Warte, wenn Regeln umstritten sind, Eingaben unzuverlässig bleiben, Ausnahmen ständig wechseln oder ein Fehler hohe Folgen haben kann. Auch eine Benachrichtigung ohne verantwortliche Person verbessert keinen Ablauf. Und ein Ablauf muss nicht vollständig automatisiert sein, um ein echter Fortschritt zu sein.
Was BITS in diesem Feld macht
- Wir nehmen den bestehenden Ablauf mit den beteiligten Personen auf und wählen einen Engpass mit spürbarem Aufwand.
- Wir klären Zuständigkeiten und Ausnahmen, bevor automatisiert wird.
- Wir setzen Abläufe mit Power Automate um und verbinden sie bei Bedarf mit Power Apps, SharePoint oder weiteren Diensten.
- Wir testen mit echten Fällen, dokumentieren und führen den Ablauf mit deinem Team ein.
- Nach dem Start regeln wir den Betrieb: fachliche Eigentümerschaft, technische Betreuung, Vertretung und Fehlerweg. Abläufe, die niemand mehr braucht, nehmen wir kontrolliert ausser Betrieb.
Preise
Was ein Ablauf kostet, hängt von Häufigkeit, Daten, Ausnahmen und Betrieb ab. Unsere Festpreise und Spannen stehen auf der Preisseite.
Aus der Praxis
Ein Elektroinstallationsbetrieb im Kanton Solothurn mit zehn Personen hat ähnliche Projektstrukturen immer wieder neu aufgebaut. Heute startet jedes neue Projekt mit derselben Vorlage, und die nötigen Zugriffe werden beim Anlegen automatisch gesetzt. Wie das ganze Projekt aussah, steht auf der Seite Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit. Weitere typische Abläufe aus dem Handwerk findest du bei den Elektroinstallateuren und den Schreinereien und Gewerbebetrieben.
