Probleme · Offerten, Aufträge & Rapporte
Was ist Power Automate und was kann es?
Kurz gesagt
Microsoft Power Automate ist ein Dienst für automatisierte Arbeitsabläufe, sogenannte Flows. Ein Auslöser startet den Flow, danach führen festgelegte Aktionen Schritte zwischen Anwendungen und Diensten aus. So lassen sich Formularangaben erfassen, Freigaben steuern, Dateien ablegen oder zuständige Personen benachrichtigen. Unklare Regeln und viele Ausnahmen löst ein Flow aber nicht.
Für wen das gilt
Für Betriebe mit Microsoft 365, die wiederkehrende Büroarbeit wie Freigaben, Formularanfragen oder Datenübertragungen nicht mehr von Hand erledigen möchten. Die Antwort gehört zur Säule Offerten, Aufträge & Rapporte.
Zahlen
Wie viel Zeit ein Flow spart, hängt davon ab, wie oft und wie lange der Ablauf heute von Hand läuft. Rechne es mit dem Zeitdieb-Rechner für deinen Fall aus. Die Preise von BITS stehen auf der Preisseite.
Aus der Praxis
Ein Flow beginnt mit einem Auslöser, zum Beispiel einer neuen Formularantwort, einer geänderten Datei, einem Zeitpunkt oder einer manuellen Aktion. Danach führt er festgelegte Schritte aus. Typische Einsatzbereiche im KMU sind:
- strukturierte Formularanfragen erfassen und zuweisen
- Ferien, Bestellungen oder Spesen nach Regeln freigeben
- fehlende Angaben und Fristen melden
- Ordner oder Aufgaben aus einer Vorlage erstellen
- Daten zwischen klar definierten Anwendungen übertragen
- wiederkehrende Desktop-Schritte automatisieren, wenn keine geeignete Schnittstelle besteht
Power Automate verbindet Cloud-Dienste über Verbindungen. Desktop-Flows können zusätzlich Bedienhandlungen auf einem Computer automatisieren. Eine stabile Schnittstelle ist dabei meist besser kontrollierbar als nachgebildete Mausklicks. Welche Variante passt, hängt von den beteiligten Systemen ab.
Bevor daraus ein produktiver Flow wird, prüfen wir Regeln, Ausnahmen, Daten und Verantwortlichkeiten.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Nicht geeignet sind Abläufe mit ungeklärten Regeln, vielen ständig wechselnden Ausnahmen oder Entscheidungen, die menschliche Beurteilung verlangen. Automatisierung macht einen schlechten Prozess nicht gut. Sie wiederholt seine Schwächen nur schneller.
So gehst du vor
- Beschreiben: Zweck, Eingaben, Ausnahmen, verantwortliche Person und erwartetes Ergebnis festhalten.
- Bauen und testen: Auslöser und Aktionen einrichten, mit echten Fällen prüfen.
- Betrieb sichern: Verbindungen, Berechtigungen, Fehlerüberwachung, Dokumentation und Vertretung regeln.
Ob dafür eine Premium-Lizenz nötig ist, beantwortet Brauche ich für Power Automate eine Premium-Lizenz?. Was mit Flows passiert, wenn ihr Besitzer austritt, zeigt Bleiben Microsoft-365-Daten nach einem Austritt erhalten?.
Häufige Fragen
Was ist ein Auslöser?
Der Auslöser startet einen Flow. Das kann eine neue Formularantwort, eine geänderte Datei, ein bestimmter Zeitpunkt oder eine manuelle Aktion sein.
Was ist ein Desktop-Flow?
Desktop-Flows automatisieren Bedienhandlungen auf einem Computer, zum Beispiel wenn keine geeignete Schnittstelle besteht. Eine stabile Schnittstelle ist aber meist besser kontrollierbar als das Nachbilden von Mausklicks.
Welche Abläufe eignen sich nicht?
Abläufe mit ungeklärten Regeln, vielen ständig wechselnden Ausnahmen oder Entscheidungen, die menschliche Beurteilung verlangen. Automatisierung macht einen schlechten Prozess nicht gut, sie wiederholt seine Schwächen nur schneller.
Was braucht ein Flow für den produktiven Betrieb?
Neben der Beschreibung von Zweck, Eingaben, Ausnahmen, verantwortlicher Person und erwartetem Ergebnis braucht es Verbindungen, Berechtigungen, Fehlerüberwachung, Dokumentation und eine Vertretung.
