Kurz gesagt
Dieser Zeitdieb steckt im Rechnungseingang: Eine Rechnung wird aus dem Postfach in eine Tabelle übertragen, ausgedruckt, unterschrieben und wieder eingescannt, und bei Ferien oder einer falschen Kostenstelle bleibt sie liegen. Abhilfe schafft zuerst ein klarer Ablauf, wer prüft und freigibt. Danach kann eine automatische Erfassung helfen, die Freigabe bleibt bei einer zuständigen Person.
Kosten des Nichtstuns
Was dich das kostet
Jede Übertragung von Hand ist doppelte Arbeit und eine Fehlerquelle. Rechnungen, die still in einer Ausnahmeablage liegen, fallen erst auf, wenn jemand nachfragt, und der Buchhaltung fehlen Angaben, die längst im Eingang lagen. Was das bei dir ausmacht, rechnest du mit dem Zeitdieb-Rechner aus.
Kennst du das?
Am Montag liegt eine Rechnung im Postfach. Jemand überträgt sie in eine Tabelle, druckt sie aus, holt die Unterschrift und scannt sie wieder ein. Am Dienstag sucht jemand die E-Mail mit der Freigabe. Am Freitag fehlen der Buchhaltung Angaben. Und wenn die zuständige Person in den Ferien ist oder die Kostenstelle nicht stimmt, bleibt die Rechnung liegen.
Woran es meistens liegt
Auf den ersten Blick wirkt das wie ein Fall für Automatisierung. Oft steckt das grössere Problem früher im Ablauf: unklare Zuständigkeiten, fehlende Angaben oder eine Ablage, die niemand zuverlässig findet. Wird ein fehlerhafter Ablauf einfach schneller, entstehen die Fehler nur schneller. Und ein gescannter Stapel in einem digitalen Ordner ist noch kein digitaler Ablauf.
Lösungswege, auch ohne BITS
- Eine Rechnungsfreigabe mit allen Ausnahmen durchgehen. Ferien, Rückfragen, falsche Kostenstelle: Notiere, an welchem Punkt der Vorgang liegen bleibt und welche Information dann fehlt. So wird aus «das dauert immer» eine konkrete Verbesserung.
- Regeln festlegen. Wer prüft, welche Angaben sind nötig, und wann ist eine Rechnung verbindlich freigegeben? Lege auch fest, was mit einer unvollständigen Rechnung passiert, statt sie still in einer Ausnahmeablage liegen zu lassen.
- Klein anfangen. Wenige Pflichtangaben, ein einheitlicher Status und eine zentrale Ablage entlasten oft schon. Ein neues System braucht ein kleiner Betrieb dafür nicht sofort.
- Erst dann automatisieren. Erinnerungen, Fristen, Übertragungen und Ablage lassen sich automatisieren, wo die Regeln stabil sind. Eine automatische Erfassung der Rechnung kann sinnvoll sein. Die fachliche Freigabe braucht weiterhin eine zuständige Person.
- Übergaben ans Buchhaltungssystem klären. Wenn ein Ablauf Daten an ein Buchhaltungs- oder ERP-System übergibt, muss klar sein, wer Fehler bemerkt, korrigiert und bei einer Änderung am Zielsystem informiert wird.
Eine KI-gestützte Erkennung kann Inhalte einer Rechnung erkennen oder einordnen. Sie braucht aber geeignete Daten und eine Prüfung unsicherer Resultate. Mehr dazu auf der Seite KI im Betrieb.
Wann es sich nicht lohnt
Wenn Regeln umstritten sind, Angaben unzuverlässig bleiben oder Ausnahmen ständig wechseln, bringt eine Automation wenig. Dann ist eine saubere Regel mit einem klar zugewiesenen Schritt von Hand der bessere Anfang.
Was BITS in diesem Feld macht
- Ein Rechnungseingang kann ein guter erster Anwendungsfall für eine Automation sein, wenn er häufig vorkommt, klar geregelt und fachlich überprüfbar ist. Wir nehmen den Ablauf mit den Beteiligten auf, klären Zuständigkeiten und Ausnahmen und setzen dann die passenden Schritte mit Power Automate um.
- Rechnungen haben als Dokumenttyp ihren eigenen Weg: Eingang, Zuordnung, Prüfung, Freigabe und Aufbewahrung. Diesen Weg bilden wir im Dokumentenmanagement ab. Ob die Aufbewahrung rechtlichen Anforderungen genügt, prüfen wir für den konkreten Fall.
- Nach dem Start regeln wir den Betrieb: Wer ist fachlich verantwortlich, wer betreut die Technik, wer vertritt, und was passiert bei einer Fehlermeldung?
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