Branche
Stiftungen und Organisationen
Typische Zeitdiebe
- Unterlagen für Vorstand und Gremien zusammensuchen und verteilen
- Anmeldungen per E-Mail und Excel-Tabelle sammeln und abgleichen
- Zugriffe für Freiwillige und Gremienmitglieder bei jedem Wechsel von Hand anpassen
- Wiederkehrende Abläufe wie Sitzungen oder Freigaben jedes Mal neu organisieren
Ein Beispiel
Ein Bildungsinstitut hatte Mühe mit Anmeldungen und Terminplanung für seine Schulungen. Heute melden sich Teilnehmende über ein Formular in Microsoft Forms an, die Anmeldungen landen automatisch in einer Tabelle, und über Microsoft Bookings tragen sie sich selbst für einen Termin ein, mit automatischer Bestätigung und Erinnerung.
Was zuerst geklärt werden sollte
Bei Organisationen beginnt eine gute Lösung selten mit einer grossen Plattform. Oft reicht es, einen wiederkehrenden Ablauf gemeinsam anzuschauen, etwa Gremienunterlagen, Anmeldungen oder Freigaben:
- Wer ist beteiligt, und wer trägt die Verantwortung?
- Welche Information wird wirklich gebraucht, und von wem?
- Welche Schritte sind regelbasiert und lassen sich vereinfachen?
Mitarbeitende, Vorstand, Fachgremien und Freiwillige arbeiten nicht alle täglich im selben System. Darum brauchen Beschlüsse und Unterlagen einen gemeinsamen, nachvollziehbaren Ort und Zugänge nach Rollen.
Häufige Fragen von Stiftungen und Organisationen
Wie teilen wir Unterlagen sicher mit Vorstand und Gremien?
Mit Zugängen nach Rollen, klaren Ablageorten und einfachen Regeln für vertrauliche Dokumente. So bleibt der Zugriff nachvollziehbar, auch bei Wechseln.
Können Freiwillige mitarbeiten, ohne Zugriff auf alles zu bekommen?
Ja. Berechtigungen werden nach konkreter Aufgabe vergeben und lassen sich zeitlich oder organisatorisch begrenzen.
Welche Abläufe lohnen sich für eine Automatisierung?
Wiederkehrende, regelbasierte Abläufe wie Anmeldungen, Freigaben, Erinnerungen oder das Sammeln von Angaben aus Formularen. Frag dabei nur ab, was du wirklich brauchst.
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