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Welche Power-Automate-Lizenz brauche ich?
Kurz gesagt
Welche Power-Automate-Lizenz du brauchst, hängt vom konkreten Flow ab. Ein Cloud-Flow mit Standard-Connectors kann durch Rechte aus deiner Microsoft-365-Lizenz abgedeckt sein. Sobald Premium- oder eigene Connectors, Desktop-Automation (beaufsichtigt oder unbeaufsichtigt) oder ein zentral betriebener Prozess ins Spiel kommt, brauchst du meist Premium pro Benutzer oder eine Process-Lizenz. Verbindlich ist immer Microsofts aktueller Leitfaden.
Für wen das gilt
Für KMU, die einen Ablauf (Flow) mit Power Automate umsetzen oder produktiv betreiben wollen und klären müssen, ob bestehende Rechte reichen oder ob du eine zusätzliche Lizenz brauchst. Das Thema gehört zur Säule Offerten, Aufträge & Rapporte.
Wichtig ist die Grundlogik: Es gibt benutzerzentrierte Lizenzen (Rechte für eine Person) und prozesszentrierte Lizenzen (Rechte für eine Automatisierung oder Maschine). Diese Unterscheidung ist meist entscheidender als die Frage, ob Power Automate «enthalten» ist.
Zahlen
Lizenzpreise von Microsoft nennen wir hier nicht. Massgebend sind die aktuellen Bedingungen von Microsoft und die Anzeige in deinem Mandanten. Was die Begleitung durch BITS kostet, steht auf der Preisseite.
Für den Lizenzentscheid helfen vier Prüfpunkte. Wenn du diese sauber beantwortest, wird die passende Lizenz oft klarer als nach Produktnamen.
| Prüfpunkt | Was du konkret klärst |
|---|---|
| Connectors | Nutzt der Flow nur Standard-Connectors oder auch Premium-Connectors bzw. benutzerdefinierte Connectors (eigene Schnittstellen)? |
| Benutzerrollen | Wer erstellt, besitzt, startet, nutzt und überwacht den Flow? Wer pflegt die Verbindungen (Credentials)? |
| Automationsart | Läuft es als Cloud-Flow oder gibt es Desktop-Automation (beaufsichtigt oder unbeaufsichtigt)? |
| Betriebsmodell | Gehört der Flow einer Person oder ist es ein zentraler Unternehmensprozess (unabhängig von Einzelpersonen)? |
Aus der Praxis
Ein Name wie «Rechnungsfreigabe» sagt nichts über die Lizenz. Zwei gleich benannte Flows sind lizenztechnisch verschieden, wenn der eine nur SharePoint und Outlook nutzt und der andere ein ERP über einen Premium-Connector einbindet.
Wenn wir einen Flow lizenztechnisch einordnen, erfassen wir Connectors, Benutzerrollen, Desktop-Anteile und das geplante Betriebsmodell. Der Name eines Flows allein sagt dabei wenig über die Lizenz.
Eine wichtige Erfahrung: Ein erfolgreicher Testlauf ist kein Lizenznachweis. Testversionen oder die Rechte der Person, die den Flow erstellt hat, können Funktionen vorübergehend ermöglichen. Darum halten wir für jeden produktiven Flow den Lizenzentscheid, die Quelle und das Prüfdatum fest.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Eine Premium-Lizenz «auf Vorrat» lohnt sich nicht. Ein einfacher Ablauf mit Standard-Connectors kann mit bestehenden Microsoft-365-Rechten abgedeckt sein.
Umgekehrt ist auch eine Process-Lizenz kein Freipass. Sie ersetzt nicht in jedem Fall die nötigen Benutzerrechte.
Und noch ein praktischer Punkt: Wenn es eine stabile Programmierschnittstelle gibt, ist sie oft besser kontrollierbar als nachgebildete Maus- und Tastaturschritte in einer Desktop-Automation, die zusätzliche Lizenz- und Betriebsfragen mitbringt.
So gehst du vor
- Flow vollständig erfassen: Auslöser, Aktionen, Connectors, Verbindungen; wer erstellt, besitzt, startet, überwacht; persönlicher Ablauf oder Unternehmensprozess.
- Vier Prüfpunkte durchgehen: Connectors, Benutzerrollen, Automationsart (Cloud/beaufsichtigt/unbeaufsichtigt), Betriebsmodell (personen- vs. prozesszentriert).
- Mit Microsoft abgleichen: Prüfe deine Ergebnisse gegen die aktuelle Microsoft-Dokumentation und die Anzeige in deinem Mandanten.
- Entscheid dokumentieren: Lizenzmodell pro produktivem Flow festhalten, inklusive Quelle und Prüfdatum (damit du später nicht
suchenmusst). - Betrieb klären: Besitz, Stellvertretung und Zuständigkeiten festlegen. Dazu passt Wer ist zuständig, wenn ein Power-Automate-Flow ausfällt?.
Welche Prozesse sich überhaupt eignen, zeigt Für welche Prozesse lohnt sich Power Automate im KMU?.
Häufige Fragen
Ist Power Automate in Microsoft 365 enthalten?
Bestimmte Microsoft-365- und Dynamics-365-Lizenzen enthalten begrenzte Rechte für Power Automate. Damit lassen sich je nach Plan Cloud-Flows mit Standard-Connectors erstellen und ausführen. Sobald ein Premium- oder benutzerdefinierter Connector beteiligt ist, reicht das nicht automatisch. Massgebend sind dein Lizenzplan und die aktuellen Microsoft-Bedingungen.
Wann brauche ich eine Premium-Benutzerlizenz?
Wenn eine Person Premium- oder benutzerdefinierte Connectors nutzt oder erweiterte Cloud- und Desktop-Automationen erstellt und ausführt, kann eine Premium-Benutzerlizenz nötig werden. Entscheidend ist nicht nur, wer den Flow «gebaut» hat, sondern auch wer Verbindungen nutzt, den Flow startet, verwaltet oder Fehler behandelt.
Was ist eine Process-Lizenz?
Eine Process-Lizenz wird einer Automatisierung oder Maschine zugeordnet, nicht einer Person. Sie kann passen, wenn ein Flow als zentraler Unternehmensprozess laufen soll oder wenn eine unbeaufsichtigte Desktop-Automation ohne anwesende Person ausgeführt wird. Sie ersetzt aber nicht in jedem Fall alle nötigen Benutzerrechte (z. B. für Erstellen oder Verwalten).
Beweist ein erfolgreicher Testlauf, dass die Lizenz stimmt?
Nein. Testversionen oder die Rechte der Person, die den Flow erstellt hat, können Funktionen vorübergehend ermöglichen. Für den produktiven Betrieb solltest du den Lizenzentscheid pro Flow dokumentieren: Rollen, Connectors, Betriebsmodell, Quelle und Prüfdatum. So kannst du später nachvollziehen, warum der Flow so betrieben wird.
Wann muss ich die Lizenz neu prüfen?
Wenn sich Connectors, Benutzerrollen, Desktop-Anteil oder das Betriebsmodell ändern. Auch Microsoft kann Namen, Rechte, Kapazitäten und Bedingungen ändern. Darum ist ein älteres Angebot oder ein Blogbeitrag keine vertragliche Lizenzgrundlage. Halte deine Prüfung mit Quelle und Datum fest und aktualisiere sie bei Änderungen.
