Probleme · Sicherheit, Backup & Datenschutz
Bleiben Microsoft-365-Daten nach einem Austritt erhalten?
Kurz gesagt
Nicht automatisch und nicht unbegrenzt. Ob E-Mails, OneDrive-Dateien, Teams-Inhalte und Automationen erhalten bleiben, hängt davon ab, ob du nur den Zugriff sperrst, die Lizenz entfernst oder das Konto löschst. Prüfe vor dem Löschen gezielt, welche Daten das Geschäft weiter braucht, wer was übernimmt, welche Aufbewahrungsregeln gelten und ob eine Sicherung besteht.
Für wen das gilt
Für Betriebe mit Microsoft 365, in denen eine Person das Unternehmen verlässt. Besonders wichtig ist die Frage, wenn diese Person Teams, Gruppen, SharePoint-Bereiche, Power-Automate-Flows oder Apps besitzt. Die Antwort gehört zur Säule Sicherheit, Backup & Datenschutz.
Zahlen
| Was | Wert | Herkunft |
|---|---|---|
| Aufbewahrung von OneDrive nach der Kontolöschung | im Mandanten einstellbar, 30 bis 3650 Tage | Microsoft Learn, «OneDrive-Aufbewahrung nach Kontolöschung festlegen» |
Diese Frist ist kein Ersatz für eine fachliche Übergabe oder ein Backup. Kontrolliere sie vor dem konkreten Austritt. Was eine Begleitung durch BITS kostet, steht auf der Preisseite.
Aus der Praxis
Bei einem Austritt passiert nicht automatisch dasselbe mit allen Daten. Entscheidend ist, welcher Schritt ausgeführt wird:
- Anmeldung sperren: beendet den Zugriff, Konto und Daten bleiben grundsätzlich bestehen.
- Lizenz entfernen: je nach Dienst gelten eigene Folgen und Fristen.
- Konto löschen: startet Wiederherstellungs- und Aufbewahrungsfristen. Microsoft beschreibt für E-Mail und OneDrive unterschiedliche Abläufe.
Dazu liegen die Daten an verschiedenen Orten. E-Mail und persönliches OneDrive hängen eng am Benutzerkonto. Dateien aus Teams-Kanälen liegen in SharePoint. Und die Person kann Teams, Gruppen, Websites, Flows oder Apps besitzen. Diese Inhalte verschwinden nicht alle gleichzeitig, sind ohne neue Eigentümerschaft aber schwer zu verwalten oder fallen technisch aus.
Bei Austritten erfassen wir deshalb zuerst Zugriffe, Datenübergabe, Eigentümerschaften und technische Abhängigkeiten. Erst danach wird gelöscht.
So gehst du vor
- Klären, wer geschäftliche E-Mails und OneDrive-Dateien weiter braucht.
- Entscheiden, ob die E-Mail-Adresse vorübergehend noch Nachrichten empfangen soll.
- Bestimmen, wer Teams, Gruppen, Websites, Flows und Apps übernimmt.
- Aufbewahrungs- und Löschpflichten für die Inhalte klären.
- Die im Mandanten eingestellte Aufbewahrungsdauer für OneDrive prüfen.
- Prüfen, welche zusätzlichen Sicherungen bestehen und wie sie sich wiederherstellen lassen.
- Zum vereinbarten Zeitpunkt den Zugriff sperren, aktive Sitzungen widerrufen und Geräte sowie privilegierte Rollen behandeln.
- Das Konto erst löschen, wenn Daten, Eigentümerschaften, rechtliche Anforderungen und Lizenzfolgen geprüft und freigegeben sind.
Wo eine zusätzliche Sicherung liegt, beantwortet Wo werden die Microsoft-365-Backups gespeichert?. Warum Flows dabei besondere Aufmerksamkeit brauchen, zeigt Was ist Power Automate und was kann es?.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn ich nur die Anmeldung sperre?
Eine Anmeldesperre beendet den vorgesehenen Zugriff. Konto und Daten bleiben grundsätzlich bestehen. Erst beim Entfernen der Lizenz oder beim Löschen des Kontos beginnen je nach Dienst eigene Folgen und Fristen.
Wie lange bleibt OneDrive nach der Kontolöschung erhalten?
Microsoft dokumentiert eine im Mandanten einstellbare Aufbewahrungsdauer von 30 bis 3650 Tagen. Prüfe den eingestellten Wert vor dem konkreten Austritt. Die Frist ersetzt weder eine fachliche Übergabe noch ein Backup.
Was geschieht mit den Teams-Dateien der Person?
Dateien aus Teams-Kanälen liegen in SharePoint, nicht im persönlichen OneDrive. Besitzt die Person aber Teams, Microsoft-365-Gruppen oder SharePoint-Bereiche, braucht es eine neue Eigentümerschaft, damit diese verwaltbar bleiben.
Können Power-Automate-Flows nach einem Austritt ausfallen?
Ja. Flows und Apps, die der austretenden Person gehören, können ohne neue Eigentümerschaft schwer zu verwalten sein oder technisch ausfallen. Lege deshalb vor dem Löschen fest, wer sie übernimmt.
