Kosten · Sicherheit, Backup & Datenschutz
Was kostet ein Backup fürs KMU?
Kurz gesagt
Die Kosten eines Backups hängen weniger vom Speicher ab als von deinen Zielen: welche Datenquellen du schützt, wie viel Wachstum und Aufbewahrung du einplanst, wie viele getrennte Kopien du brauchst, wer überwacht und wie oft die Wiederherstellung getestet wird. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn klar ist, welche Daten in welcher Zeit wieder verfügbar sein müssen.
Für wen das gilt
Für Inhaberinnen, Geschäftsführer und Verantwortliche im KMU, die ein Backup neu planen oder Angebote vergleichen. Wichtig: Kosten- und Leistungsmodelle unterscheiden sich je nach Datenquelle (zum Beispiel Server versus Cloud-Dienst). Darum musst du die Anforderungen je Quelle separat klären, bevor du Angebote fair vergleichen kannst.
Zahlen: Was die Kosten treibt
Feste Beträge nennen wir hier bewusst nicht, weil sie von deiner Ausgangslage abhängen. Orientierung und Leistungsumfang findest du auf der Preisseite (entscheidend ist, was dort jeweils konkret enthalten ist, zum Beispiel Einrichtung, Überwachung, Tests und Wiederherstellung).
| Kostentreiber | Was du klären musst |
|---|---|
| Datenquellen | Server, virtuelle Maschinen, Notebooks, Fachanwendungen, Datenbanken, Cloud-Dienste, E-Mail |
| Datenmenge und Wachstum | heutige Menge und erwartetes Wachstum je Quelle |
| Versionen und Aufbewahrung | wie weit zurück eine Wiederherstellung nötig ist, je Datenklasse |
| Kopien | Anzahl, Art, externe und unveränderbare Kopie |
| Überwachung | wer Warnungen erhält und darauf reagiert |
| Tests | wie oft, welches Szenario, wer die Daten fachlich prüft |
| Wiederherstellung | was im Vertrag enthalten ist und was nach Aufwand verrechnet wird |
| Zusatzpositionen | Datenübertragung, Abruf, Wiederherstellung an einen anderen Ort, Überschreiten eines Kontingents |
Speicherbedarf grob berechnen
Die heutige Datenmenge ist nicht die spätere Backup-Menge. Versionen, tägliche Änderungen, Komprimierung und Deduplizierung (identische Datenblöcke werden nur einmal gespeichert) beeinflussen den Bedarf. Für die Planung hilft diese Beziehung:
Speicherbedarf = Ausgangsdaten + aufbewahrte Änderungen und Versionen + Reserve für Wachstum
Den tatsächlichen Faktor nimmst du aus Messwerten oder aus einer nachvollziehbaren Annahme des Anbieters. Ein System mit vielen sich ändernden grossen Dateien verhält sich anders als eine überwiegend statische Ablage.
Am Anfang stehen zwei Ziele, nicht ein Speicherkontingent
- RPO (Recovery Point Objective): der maximal vertretbare Datenverlust in Zeit.
- RTO (Recovery Time Objective): die angestrebte Dauer bis zur Wiederherstellung.
Häufigere Sicherungen oder kürzere Wiederanlaufzeiten können zusätzliche Infrastruktur und mehr Betriebsaufwand bedeuten. Deshalb bestimmen diese beiden Werte die Kosten stärker als die reine Datenmenge.
Aus der Praxis
So rechnen wir ein Beispiel durch (illustrativ, die Mengen zeigen nur den Rechenweg): Ein KMU schützt drei Datenquellen mit zusammen 4 TB Ausgangsdaten. Es setzt eine intern begründete Wachstumsannahme, unterschiedliche Aufbewahrungsregeln für laufende Dateien und Langzeitstände, vier dokumentierte Wiederherstellungstests pro Jahr und eine getrennte, unveränderbare Kopie.
Für jedes Angebot trägt das Unternehmen dieselben Positionen ein:
- Einrichtung
- Lizenzen für die drei Quellen
- Speicherkosten über die Laufzeit mit dem angenommenen Wachstum
- Überwachung
- vier Tests pro Jahr
Separat stehen die Konditionen für eine kleine Einzelwiederherstellung und für einen umfassenden Wiederanlauf. Eine zweite Rechnung mit stärkerem Datenwachstum zeigt, wie empfindlich die Gesamtkosten reagieren, und macht sichtbar, ob ein Angebot Tests, Datenabruf oder die unveränderbare Kopie gar nicht enthält.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Mehr Aufbewahrung und mehr Kopien sind nicht automatisch besser. Sie erhöhen Komplexität, Kosten und den Bestand alter Daten. Häufige Sicherungen können Systeme und Verbindungen belasten. Und eine sehr kurze Wiederanlaufzeit bleibt unrealistisch, solange Fachanwendungen, Zugangsdaten und Zuständigkeiten nicht dokumentiert sind.
Ungeeignet ist ein Backup-Konzept, wenn Sicherung und Produktion dieselben Risiken teilen, Warnungen niemanden erreichen oder nie wiederhergestellt wird. Auch eine Pauschale ohne klare Leistungsgrenzen ist kein belastbarer Vergleich: Dann bezahlst du vielleicht nur Speicherplatz, nicht den Wiederanlauf.
So gehst du vor
- Datenquellen erfassen: Liste alle Orte auf, an denen deine Daten entstehen, inklusive E-Mail, gemeinsamer Dateien und Unterhaltungen in Microsoft 365.
- Je Quelle festhalten: verantwortliche Stelle und Bedeutung, Datenmenge und Wachstum, RPO und RTO, Aufbewahrungs- und Löschregeln, Abhängigkeiten zu Anwendungen, Konten und Schlüsseln.
- Schutzebenen nach Risiko wählen: Orientiere dich an der Regel 3-2-1-1-0 und übersetze sie in konkrete Vorgaben: 3 Kopien deiner Daten, auf 2 unterschiedlichen Medien/Plattformen, 1 Kopie ausser Haus, 1 Kopie unveränderbar oder offline (damit sie bei Ransomware nicht mitverschlüsselt wird), 0 ungeprüfte Fehler dank Monitoring und regelmässigen Restore-Tests.
- Tests einplanen: automatische Prüfungen und regelmässige praktische Tests mit Szenario, Dauer und Ergebnis.
- Angebote gleich aufbauen: gleiche Positionen, gleiche Mengen, Leistungsgrenzen und Zusatzkosten ausgewiesen.
- Annahmen dokumentieren: Mengen, Wachstum und Leistungsgrenzen festhalten, damit du die Kalkulation später nachvollziehbar anpassen kannst.
Wenn du abschätzen willst, was dich verlorene Arbeitszeit kostet, hilft der Zeitdieb-Rechner. Die Übersicht zum Thema findest du unter Sicherheit, Backup & Datenschutz.
Häufige Fragen
Ist Speicherplatz der grösste Kostenpunkt?
Nicht unbedingt. Speicher ist nur eine Position. Dazu kommen Einrichtung, Lizenzen je Datenquelle, Überwachung, Wiederherstellungstests und der Aufwand für eine Wiederherstellung im Ernstfall.
Wonach wird ein Backup abgerechnet?
Je nach Lösung pro Benutzerkonto, Gerät, Server, Anwendung, Sicherungslauf oder Speichermenge. Lass dir die Einheit im Angebot ausweisen, sonst sind Angebote nicht vergleichbar.
Ist eine längere Aufbewahrung immer besser?
Nein. Lange Fristen erhöhen den Speicherbedarf und können deinem Löschkonzept widersprechen. Lege pro Datenklasse fest, wie weit zurück eine Wiederherstellung geschäftlich oder rechtlich nötig ist. Technische Aufbewahrung ist zudem nicht dasselbe wie eine rechtskonforme Archivierung.
Warum brauchen Tests einen eigenen Budgetposten?
Ein grüner Status im Sicherungsprogramm beweist nicht, dass ein ganzer Arbeitsablauf wiederhergestellt werden kann. Eine einzelne Datei zurückzuholen ist etwas anderes, als einen Server oder eine Datenbank mit konsistentem Stand wieder betriebsfähig zu machen.
