Kosten · Offerten, Aufträge & Rapporte
Was kostet Prozessautomatisierung im KMU?
Kurz gesagt
Prozessautomatisierung kostet mehr als den Bau eines Workflows: Im ersten Jahr zählen Analyse, Konzeption, Umsetzung, Schnittstellen, Lizenzen, Test und Einführung, interner Aufwand und Betrieb. Danach bleiben Lizenzen, Überwachung, Support und Anpassungen. Günstig wird es bei stabilen, häufigen, regelbasierten Abläufen; teuer bei vielen Ausnahmen, Systemen und sensiblen Daten.
Für wen das gilt
Für Inhaber und Geschäftsleitungen von KMU, die einen Ablauf automatisieren wollen und wissen möchten, womit sie rechnen müssen. Das Thema gehört zum Zeitdieb Offerten, Aufträge & Rapporte.
Hier stehen bewusst keine Beträge. Die Faktoren unten zeigen, warum eine Schätzung höher oder tiefer ausfällt. Die Festpreise von BITS findest du auf der Preisseite.
Die Formeln
| Was | Formel |
|---|---|
| Kosten im ersten Jahr | Analyse + Konzeption + Umsetzung + Schnittstellen + Lizenzen + Test und Einführung + interner Aufwand + Betrieb |
| Folgejahre | Lizenzen + Überwachung + Support + Anpassungen (je nach Lösung) |
| Umsetzungsaufwand | Konfiguration oder Entwicklung + Schnittstellen + Testdaten + Testdurchführung + Fehlerkorrektur + Dokumentation |
| Projektkosten | Summe aus Stunden je Rolle × Stundenansatz + Lizenz- und Betriebskosten |
| Heutiger Aufwand (Vergleichsbasis) | Fälle pro Jahr × durchschnittliche Bearbeitungszeit × interner Stundenansatz |
Rollen sind etwa Prozessverantwortliche, Fachpersonen, technische Umsetzung, Sicherheit, Test und Projektleitung. Rechne interne Mitarbeit genauso ein wie externe Leistungen. Den heutigen Aufwand kannst du mit dem Zeitdieb-Rechner abschätzen.
Kostentreiber in sechs Phasen
| Phase | Was den Aufwand bestimmt |
|---|---|
| 1. Prozess erfassen | Zahl der Schritte, Rollen, Varianten, Systeme, Fallzahlen; ungeschriebene Regeln sichtbar machen |
| 2. Zielprozess | Entscheidungsregeln, Eskalationen, Stellvertretungen, Fehlerwege, manueller Ersatzweg |
| 3. Plattform und Schnittstellen | Standard-Konnektoren sind besser kalkulierbar als eigene Schnittstellen; ältere Fachanwendungen ohne Programmierschnittstelle treiben den Aufwand |
| 4. Umsetzen und testen | Normalfälle, Varianten, Fehlerfälle; bei finanziellen, personenbezogenen oder betriebskritischen Prozessen zusätzliche Prüfungen und Abnahmen |
| 5. Einführung | Schulung, Kurzanleitungen, Kommunikation, Begleitung nach dem Start; Zahl der Nutzergruppen und Standorte |
| 6. Betrieb | Überwachung, Support, technische Konten, Dokumentation, regelmässige Überprüfung |
Varianten sind unterschiedliche Wege durch denselben Prozess, etwa Freigaben nach Betrag oder Abteilung. Ein Konnektor ist eine technische Verbindung zwischen Automationsdienst und Anwendung.
Aus der Praxis
Ein klar abgegrenzter Prozess mit fachlicher Eigentümerschaft ist einfacher zu schätzen als ein bereichsübergreifender Ablauf mit offenen Zuständigkeiten. Gespräche, Beobachtungen und eine Stichprobe echter Fälle machen ungeschriebene Regeln sichtbar, bevor sie im Projekt teuer werden.
Ein Prototyp kann Unsicherheiten reduzieren, bevor der ganze Prozess umgesetzt wird. Und Standardfunktionen sind oft günstiger zu warten als eigene Oberflächen, sofern sie den Bedarf erfüllen. Eine Sonderentwicklung braucht einen klar beschriebenen Nutzen.
Betriebskosten leitest du nicht pauschal aus den Entwicklungskosten ab: Ein Prozess, der einmal im Monat läuft, braucht eine andere Betreuung als ein täglich betriebsrelevanter Ablauf. Wie der Betrieb geregelt wird, steht in Wer ist zuständig, wenn ein Power-Automate-Flow ausfällt?.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden. Seltene, stark wechselnde Abläufe oder überwiegende Ermessensentscheide können mehr Pflege verursachen, als sie entlasten. Offene Zuständigkeiten klärst du zuerst organisatorisch. Manchmal genügt ein gemeinsames Formular, eine Checkliste oder eine klarere Arbeitsanweisung.
Fachliche Ermessensentscheide bleiben bei verantwortlichen Personen, wenn sie Kontext und Beurteilung verlangen. Prozessautomatisierung wird nicht über erfundene Einsparungen bewertet, sondern als überprüfbare Investition in einen konkret beschriebenen Ablauf.
So gehst du vor
- Heutigen Ablauf und Aufwand erfassen (Formel oben).
- Automationsgrenze festlegen: Was macht das System, was bleibt bewusst beim Menschen?
- Lizenzen und Schnittstellen prüfen, mit Datum und Annahmen. Siehe Welche Power-Automate-Lizenz brauche ich?.
- Offerte verlangen, die Muss, Optionen und laufende Leistungen trennt und alle Annahmen nennt.
- Mit einem geeigneten ersten Ablauf starten, siehe Für welche Prozesse lohnt sich Power Automate im KMU?.
Häufige Fragen
Gibt es einen Pauschalpreis für eine Automatisierung?
Ohne Angaben zu Schritten, Rollen, Varianten, Systemen und Fallzahlen wäre ein Pauschalpreis nicht belastbar. Ein klarer Ablauf mit wenigen Rollen und Standardschnittstellen braucht meist weniger Aufwand als ein Prozess mit vielen Ausnahmen und mehreren Systemen. Die Festpreise von BITS stehen auf der Preisseite.
Wie berechne ich den heutigen Aufwand?
Jährlicher manueller Aufwand = Fälle pro Jahr × durchschnittliche Bearbeitungszeit × interner Stundenansatz. Ergänze messbare Qualitätsprobleme wie Doppelerfassung, Rückfragen oder fehlende Angaben. Das ist eine Vergleichsbasis, keine garantierte Einsparung.
Warum kostet der Betrieb nach dem Go-live noch etwas?
Produktive Automationen brauchen eine verantwortliche Stelle, die Fehlermeldungen erhält, abgelaufene Verbindungen erkennt und Änderungen kontrolliert. Auch Anpassungen an Formularen, Zuständigkeiten oder verbundenen Anwendungen können Tests und eine neue Freigabe auslösen.
Was gehört in eine gute Offerte?
Eine klare Trennung von Muss-Funktionen, Optionen und laufenden Leistungen sowie Annahmen zu Fallzahlen, Varianten, Lizenzen, Schnittstellen, Datenqualität, Mitwirkung und Abnahme. So siehst du, welche Position sich bei verändertem Umfang bewegt.
