Wie führt BITS ein SharePoint-Intranet im KMU ein?

Für wen das gilt

Für KMU mit Microsoft 365, in denen Informationen zwar vorhanden sind, aber immer wieder gesucht werden: Die aktuelle Vorlage liegt in einer persönlichen Ablage, eine Änderung wurde nur im Chat angekündigt, und die verbindliche Richtlinie kennen wenige. Neue Mitarbeitende stellen dieselben Fragen erneut. Das betrifft das Büro ebenso wie Produktion, Werkstatt und Baustelle, wo das Team die gültige Arbeitsanweisung oder den aktuellen Plan unterwegs braucht.

Wenn du einen Partner für ein SharePoint-Intranet suchst, findest du hier, wie wir dabei vorgehen. Was ein Intranet grundsätzlich ist, erklärt Was ist ein Intranet?. Das Thema gehört zum Zeitdieb Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit.

So führen wir ein SharePoint-Intranet ein

Wir beginnen mit echten Informationsbedürfnissen und einem begrenzten Bereich, bevor weitere Inhalte und Zielgruppen dazukommen.

1. Informationsbedarf aufnehmen. Wir erfassen wiederkehrende Fragen, Zielgruppen, bestehende Ablagen und die Personen, die heute Auskunft geben oder Inhalte pflegen.
2. Struktur und Zuständigkeiten entwerfen. Navigation, Seitentypen, Inhaltsverantwortung und Berechtigungen legen wir so fest, dass sie sich verständlich erklären lassen.
3. Mit echten Inhalten testen. Der erste Entwurf entsteht mit einem echten Bereich und echten Informationen statt mit Blindtext. Die Beteiligten prüfen, ob sie Gesuchtes ohne Erklärung finden.
4. Inhalte übernehmen und die Nutzung begleiten. Was wichtig ist, übernehmen wir bereinigt. Dein Team lernt die neue Struktur an den eigenen täglichen Aufgaben kennen.
5. Betrieb und Weiterentwicklung regeln. Zuständigkeiten, neue Anforderungen, Support und das Aufräumen nicht mehr benötigter Inhalte halten wir für den laufenden Betrieb fest.

Wer was verantwortet

Diese Aufteilung verhindert, dass die Redaktion ganz bei der IT landet oder technische Änderungen ohne inhaltlichen Entscheid passieren. Berechtigungen vergeben wir über Rollen und Gruppen statt über viele Einzelausnahmen. Standardfunktionen von SharePoint sind meist der beste Ausgangspunkt, weil sie Pflege und spätere Änderungen erleichtern. Eigene Entwicklungen lohnen sich nur, wenn eine konkrete Anforderung anders nicht verständlich oder zuverlässig lösbar ist.

Zahlen

Beträge nennen wir hier bewusst nicht. Der grössere Aufwand steckt meist nicht in der Lizenz, sondern in Struktur, Inhaltsentscheiden, Migration und Einführung. Wovon er abhängt:

• Anzahl Zielgruppen und Inhaltsbereiche
• vorhandene Microsoft-365-Lizenzen und technische Voraussetzungen
• Menge, Qualität und Verteilung bestehender Inhalte
• Bereinigung und Migration von Ablagen oder bisherigen Intranet-Seiten
• Rollen, Berechtigungen und Freigaben
• Mehrsprachigkeit, Gestaltung und Branding
• Formulare, Schnittstellen und Automationen
• Schulung, Einführung und gewünschte laufende Betreuung

Wie sich das zusammensetzt, zeigt Was kostet ein SharePoint-Intranet für ein KMU?. Unsere Festpreise stehen auf der Preisseite.

Aus der Praxis

In einem veröffentlichten BITS-Projekt bei einem Elektroinstallationsbetrieb mit zehn Personen führt eine Prozesskarte zu Abläufen, Zuständigkeiten und Unterlagen, und neue Projekte starten mit einer einheitlichen Vorlage. Die nötigen Zugriffe werden beim Anlegen gesetzt. Grundlage sind SharePoint, Teams und Power Automate.

Ein Industriebetrieb im Seeland hatte seine Dokumente über Jahre in tiefen Explorer-Ordnern abgelegt. Heute ordnen Metadaten wie Prozess, Bereich und Dokumenttyp die Unterlagen in SharePoint. Wer einen Prozess bearbeitet, sieht die passenden Dokumente dort, wo er sie braucht. Verbesserungsmeldungen und ein Fehlerprotokoll laufen über Listen.

Übertragbar ist nicht die Struktur, sondern das Vorgehen: einen begrenzten Bereich mit klarem Zweck wählen, mit echten Fällen prüfen und danach weiterentwickeln. Welche Startbereiche sich bewährt haben, steht in Welche Intranet-Bereiche bringen einem KMU zuerst Nutzen?.

Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt

Ein Intranet ist nicht der richtige erste Schritt, wenn nur ein bestehendes Laufwerk unverändert verschoben werden soll, niemand Inhalte pflegen darf oder jedes Team ganz eigene Regeln behalten will. Eine neue Oberfläche löst keine ungeklärten Zuständigkeiten. Geht es vor allem um laufende Gespräche und Projektarbeit, ist ein gut strukturierter Arbeitsraum in Microsoft Teams oft passender. Und wenn Dokumente einen geregelten Weg mit Versionen, Freigaben und Aufbewahrung brauchen, steht eher ein Dokumentenmanagement im Vordergrund.

BITS kann Struktur, Technik, Einführung und Weiterentwicklung übernehmen, aber keine fehlende interne Zuständigkeit ersetzen.

So gehst du vor

1. Fragen sammeln: Welche Informationen werden bei dir heute wiederholt gesucht oder erfragt, im Büro, in der Werkstatt, auf der Baustelle?
2. Eine verantwortliche Person bestimmen für den ersten Bereich.
3. Startbereich wählen, zum Beispiel Vorlagen und Richtlinien, Onboarding oder interne Mitteilungen.
4. Plattform prüfen: Ist Microsoft 365 schon deine Arbeitsumgebung, liegt SharePoint nahe. Wie du Alternativen vergleichst, steht in Welche Intranet-Software passt zu einem KMU?.
5. Mit uns die Ausgangslage anschauen: Im Prozess-Check klären wir, welcher erste Bereich bei dir am meisten Zeit zurückgibt.

Häufige Fragen

Ist SharePoint bereits in Microsoft 365 enthalten?

SharePoint Online ist in vielen Microsoft-365-Plänen enthalten. Welche Lizenz für deinen Betrieb passt, hängt von den vorhandenen Plänen, den benötigten Funktionen und den beteiligten Personen ab. Das prüfen wir vor der Konzeption.

Funktioniert das Intranet auch in der Werkstatt, auf der Baustelle oder im Homeoffice?

SharePoint Online läuft im Browser und in den mobilen Microsoft-Apps. Ob die wichtigen Inhalte und Abläufe unterwegs wirklich gut funktionieren, prüfen wir mit den Geräten, die dein Team tatsächlich nutzt, und mit dem passenden Zugriffsschutz.

Müssen wir das ganze Intranet auf einmal einführen?

Nein. Ein begrenzter Bereich mit häufig gesuchten Informationen ist meist der bessere Start. Nach einem Praxistest passen wir Struktur, Vorlagen und Zuständigkeiten an und übertragen sie auf weitere Bereiche.

Wer pflegt die Inhalte nach der Einführung?

Die fachliche Verantwortung liegt bei den Stellen, die die Informationen kennen und freigeben dürfen. BITS kann Vorlagen, Berechtigungen, technische Änderungen und die Weiterentwicklung übernehmen. Die Aufteilung halten wir im Betriebskonzept fest.

Können bestehende Dateien und Intranet-Seiten übernommen werden?

Ja, nach einer inhaltlichen Prüfung. Vorher klären wir, was aktuell, doppelt, veraltet oder nur für eine bestimmte Gruppe wichtig ist. Ziel ist kein unveränderter Umzug der bestehenden Unordnung.

Quellen

1. Einführung in SharePoint (Microsoft Learn)