Welche Intranet-Software passt zu einem KMU?

Für wen das gilt

Für KMU, die ein Intranet einführen oder ersetzen wollen. Ein Intranet gibt Mitarbeitenden einen verlässlichen Einstieg in interne Informationen, Nachrichten, Vorlagen und Arbeitswerkzeuge. Typische Situationen: Eine neue Mitarbeiterin sucht die aktuelle Spesenregel. Ein Servicetechniker braucht unterwegs eine Arbeitsanweisung. Ein Team will Neuigkeiten nur für seinen Standort veröffentlichen.

Drei Plattformtypen im Vergleich

Stand: Oktober 2026. Funktionen, Lizenzumfang und Produktbedingungen können sich ändern; für die Auswahl zählen dein Mandant, das konkrete Angebot und die Herstellerbedingungen.

Zehn Kriterien für den Vergleich

1. Informationsarchitektur und Navigation: Inhalte nach Aufgaben und Zielgruppen ordnen, mit realen Inhalten testen.
2. Suche: Was wird durchsucht, wie werden Berechtigungen berücksichtigt, lassen sich Resultate filtern?
3. Redaktion und Freigabe: Wer erstellt, prüft, veröffentlicht, archiviert? Entwürfe, Versionen, Stellvertretung.
4. Zielgruppen: Anzeige nach Standort, Rolle oder Team.
5. Mobile Nutzung: Lesbarkeit, Anmeldung, Navigation auf den eingesetzten Geräten.
6. Integration: Teams, SharePoint, HR, Ticketsystem, CRM, Fachanwendungen; Datenfluss und Fehlerverantwortung.
7. Identitäten und Berechtigungen: Single Sign-on, Rollen, Gruppen, externe Zugriffe, Austritte.
8. Governance: verantwortliche Stelle, Prüfzyklus und Umgang mit veralteten Inhalten je wichtiger Seite.
9. Betrieb und Support: Störungen, Änderungen, Release-Prozess, Rollen von Hersteller und Umsetzungspartner.
10. Gesamtkosten und Ausstieg: Lizenzen, Konzeption, Migration, Integrationen, Schulung, Redaktion, Weiterentwicklung; Export von Inhalten und Metadaten.

Aus der Praxis

Wir formulieren Anforderungen als überprüfbares Ergebnis. «Gute Suche» ist zu allgemein. Prüfbar ist: «Eine Mitarbeiterin findet die gültige Ferienregel mit einem bekannten Suchbegriff und erkennt, wer sie zuletzt geprüft hat.» Solche Sätze taugen für Demo, Pilot und Abnahme.

Für den Vergleich bereiten wir fünf Aufgaben vor:

• eine gültige Vorlage finden und ihre verantwortliche Stelle erkennen
• eine standortspezifische Nachricht erstellen und freigeben
• einen veralteten Inhalt kennzeichnen oder archivieren
• eine neue Person über Rolle oder Gruppe berechtigen
• auf dem Smartphone eine wichtige Arbeitsanweisung aufrufen

Ein Pilot umfasst einen begrenzten Bereich, echte Inhalte und eine verantwortliche Redaktion. Getestet werden auch eine Stellvertretung, eine Zielgruppenänderung und eine nicht verfügbare Integration. Erst diese Fälle zeigen, ob das Betriebsmodell trägt.

Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt

Ein individuelles Portal lohnt sich für ein KMU nur, wenn besondere Fachanforderungen den Aufwand rechtfertigen. Eine spezialisierte Plattform lohnt sich nicht, wenn ein kleines Team wenige, stabile Informationen hat: Dann reichen oft eine klare SharePoint-Startseite und wenige verantwortete Bereiche. Und eine attraktive Oberfläche beantwortet nicht, wo Dokumente verbindlich liegen oder was bei einem Produktwechsel passiert.

So gehst du vor

1. Situationen sammeln, in denen heute Informationen gesucht werden.
2. Muss und Wunsch trennen: Navigation, verbindliche Informationen mit Prüfdatum, Nachrichten, Vorlagen und Kontakte, Zugang über die genutzten Geräte, geregelte Pflege.
3. Plattformtyp vorwählen anhand der Tabelle.
4. Mit fünf Aufgaben testen und bewerten: erfüllt, teilweise, nicht erfüllt, ungeklärt.
5. Pilot mit echten Inhalten und verantwortlicher Redaktion.
6. Entscheid dokumentieren: Eigentümerschaft, Redaktionsmodell, Berechtigungen, Einführungsumfang, Erfolgskriterien und Ausstiegsweg.

Wofür das Intranet im Unterschied zu E-Mail und Teams da ist, steht in E-Mail, Teams oder Intranet: Was gehört wohin?. Wie BITS ein SharePoint-Intranet einführt, steht in Wie führt BITS ein SharePoint-Intranet im KMU ein?. Mehr unter Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit, unsere Festpreise auf der Preisseite.