Probleme · Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit
Was ist ein Intranet?
Kurz gesagt
Ein Intranet ist ein interner, geschützter Informationsbereich für Mitarbeitende. Es bündelt Nachrichten, Richtlinien, Vorlagen, Kontakte und Zugänge zu Arbeitswerkzeugen an einem gemeinsamen Ort. Anders als eine öffentliche Website richtet es sich an festgelegte interne Gruppen. Damit es aktuell bleibt, braucht jeder wichtige Bereich eine fachlich verantwortliche Stelle und klare Berechtigungen.
Für wen das gilt
Für Betriebe, in denen Mitarbeitende Vorlagen, Richtlinien oder zuständige Personen suchen und dafür nachfragen müssen. Die Antwort gehört zur Säule Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit.
Zahlen
Wie viel Zeit das Suchen und Nachfragen in deinem Betrieb kostet, rechnest du mit dem Zeitdieb-Rechner aus. Allgemeine Zahlen dazu nennen wir nicht. Die Preise von BITS stehen auf der Preisseite.
Aus der Praxis
Ein Intranet schafft einen gemeinsamen Einstieg zu Informationen, die im Arbeitsalltag wiederholt gebraucht werden: interne Nachrichten, Richtlinien, Vorlagen, Kontakte, Onboarding-Inhalte und Verweise auf Fachanwendungen. Suche, Navigation und Zielgruppensteuerung helfen beim Finden. Berechtigungen schützen, was nicht für alle bestimmt ist.
Wichtig ist die Abgrenzung zu anderen Werkzeugen:
| Werkzeug | Hauptaufgabe |
|---|---|
| Intranet | längerfristig gültige Informationen für festgelegte Zielgruppen |
| Microsoft Teams | laufende Gespräche, Besprechungen und Zusammenarbeit in Gruppen |
| DMS | Dokumente über Bearbeitung, Freigabe und Aufbewahrung führen |
Ein Beispiel: Eine Änderung wird in Teams besprochen. Die freigegebene Richtlinie erscheint danach im Intranet. Braucht das Dokument einen geregelten Freigabe- und Aufbewahrungsprozess, liegt die verbindliche Datei im DMS und wird von der Intranet-Seite aus verlinkt.
Ehrlich gesagt: wann es nicht funktioniert
Ohne Verantwortung veraltet auch ein gutes Intranet. Fehlt für einen Bereich die fachlich verantwortliche Stelle, bleiben überholte Inhalte stehen. Die IT kann Plattform und Zugriffe betreuen, aber nicht entscheiden, was inhaltlich stimmt.
So gehst du vor
- Klein starten: mit wenigen, oft gesuchten Bereichen.
- Verantwortung festlegen: pro Bereich eine fachlich verantwortliche Stelle.
- Mit echten Mitarbeitenden testen: Finden sie aktuelle Vorlagen und zuständige Personen ohne Erklärung?
- Kontrolliert wachsen: erst dann weitere Bereiche ergänzen.
Wie wir ein SharePoint-Intranet Schritt für Schritt einführen, steht in Wie führt BITS ein SharePoint-Intranet im KMU ein?. Was ein DMS genau macht, erklärt Was ist ein DMS und wie funktioniert Dokumentenmanagement?. Was mit bestehenden Dateien geschieht, zeigt Muss ich bei einer DMS-Einführung alle Dokumente migrieren?.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Intranet und Website?
Eine Website ist öffentlich. Ein Intranet richtet sich an Mitarbeitende und andere ausdrücklich berechtigte Personen und ist geschützt.
Brauche ich ein Intranet, wenn wir Microsoft Teams nutzen?
Die beiden haben unterschiedliche Hauptaufgaben. Teams unterstützt laufende Gespräche, Besprechungen und Zusammenarbeit in Gruppen. Ein Intranet stellt längerfristig gültige Informationen für festgelegte Zielgruppen bereit. Beide können verbunden sein, sollten aber nicht ungeplant dieselbe Aufgabe übernehmen.
Ist ein Intranet eine Dateiablage?
Ein modernes Intranet ist mehr als eine Dateiablage. Seiten erklären Zusammenhänge und Zuständigkeiten, während Dokumente an einem dafür vorgesehenen Ort geführt werden, etwa in einem DMS, und vom Intranet aus verlinkt sind.
Wer pflegt die Inhalte?
Jeder wichtige Inhaltsbereich braucht eine fachlich verantwortliche Stelle. Sie entscheidet, was veröffentlicht wird, prüft die Aktualität und entfernt Überholtes. Die IT betreut Plattform, Zugriffe und Technik, kann die inhaltliche Verantwortung aber nicht ersetzen.
Ist ein Intranet lokal, also nur im Firmennetz erreichbar?
Intern heisst: Es richtet sich an festgelegte Personen und ist geschützt, nicht zwingend, dass es nur im Firmennetz läuft. Ein SharePoint-Intranet in Microsoft 365 ist nach der Anmeldung im Browser und in den mobilen Microsoft-Apps nutzbar. Wer von wo zugreifen darf, regeln Berechtigungen und Zugriffsschutz.
