Probleme · Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit
Muss ich bei einer DMS-Einführung alle Dokumente migrieren?
Kurz gesagt
Nein. Bei einer DMS-Einführung musst du nicht automatisch alle bestehenden Dokumente übernehmen. Trenne aktive Inhalte, fachlich oder rechtlich benötigten Altbestand, ungeklärte Dateien sowie Dubletten und Veraltetes. Migriert wird nur, was einen geklärten Zweck, eine verantwortliche Stelle und einen passenden Platz im neuen System hat. Für den Rest braucht es einen bewussten Entscheid.
Für wen das gilt
Für Betriebe, die ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführen und vor der Frage stehen, was mit den bestehenden Laufwerken und Ordnern passiert. Die Antwort gehört zur Säule Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit.
Zahlen
Wie viel deines Bestands migriert werden muss, lässt sich nicht pauschal beziffern. Teile ihn deshalb vor der Übernahme in vier Gruppen:
| Gruppe | Was dazugehört | Umgang |
|---|---|---|
| Aktive Dokumente | Inhalte, die laufend bearbeitet oder regelmässig gebraucht werden | migrieren |
| Benötigter Altbestand | Abgeschlossenes, das aus fachlichen, vertraglichen oder rechtlichen Gründen aufbewahrt und auffindbar sein muss | migrieren oder getrennt aufbewahren |
| Ungeklärte Inhalte | Dateien ohne erkennbare Verantwortung, Zuordnung oder Aufbewahrungsentscheid | zuerst klären |
| Dubletten und Veraltetes | Dateien, die nicht übernommen werden sollen | nach dokumentierter Freigabe weglassen |
Was die Begleitung durch BITS kostet, steht auf der Preisseite.
Aus der Praxis
Wir beginnen nicht mit dem ganzen Bestand, sondern mit einem konkreten Dokumenttyp, dem dafür benötigten Altbestand und klaren Prüfkriterien für einen Pilot.
Für jede Gruppe, die migriert wird, braucht es eine Zuordnungsregel. Sie legt Zielbereich, Dokumentart, nötige Metadaten, Berechtigungen und den Umgang mit Versionen fest. Ein Testlauf zeigt dann, ob Dateien lesbar bleiben, richtig gefunden werden und die vorgesehenen Personen zugreifen können.
Nicht jeder aufbewahrungspflichtige Inhalt muss dieselbe aktive Struktur und denselben Prozess durchlaufen. Je nach Anforderung ist ein klar abgegrenzter Altbestand sinnvoll, solange Zugriff, Suche, Aufbewahrung und geregelte Löschung fachlich festgelegt sind.
Ehrlich gesagt: wo es heikel wird
Unbekannte Inhalte zu löschen, nur weil sie alt sind, ist riskant. Genauso wenig ist «vorsichtshalber alles behalten» eine Dauerlösung. Aufbewahrungs- und Löschpflichten hängen vom Dokumenttyp und vom Anwendungsfall ab. Beurteilen muss sie die zuständige Fachstelle, nicht die Migration.
So gehst du vor
- Den Bestand in die vier Gruppen einteilen.
- Für jede zu migrierende Gruppe eine Zuordnungsregel festlegen.
- Einen Testlauf mit einem Dokumenttyp machen.
- Den Übergang planen:
- Wird der alte Bestand schreibgeschützt?
- Bis wann dürfen dort noch Änderungen erfolgen?
- Wie werden neue oder geänderte Dokumente während der Migration behandelt?
- Wer bestätigt nach dem Test, dass der neue Bereich vollständig genug und nutzbar ist?
Was ein DMS grundsätzlich leistet, erklärt Was ist ein DMS und wie funktioniert Dokumentenmanagement?. Wie sich DMS und Intranet abgrenzen, zeigt Was ist ein Intranet?.
Häufige Fragen
Darf ich alte Dateien einfach löschen?
Nicht allein wegen ihres Alters. Aufbewahrungs- und Löschpflichten hängen vom Dokumenttyp und Anwendungsfall ab und müssen von der zuständigen Fachstelle beurteilt werden. Dubletten und Veraltetes werden erst nach dokumentierter Freigabe weggelassen.
Was passiert mit dem benötigten Altbestand?
Er muss nicht dieselbe aktive Struktur durchlaufen wie laufende Dokumente. Je nach Anforderung ist ein klar abgegrenzter Altbestand sinnvoll. Entscheidend ist, dass Zugriff, Suche, Aufbewahrung und geregelte Löschung festgelegt sind.
Warum nicht einfach alle Laufwerke kopieren?
Eine vollständige Kopie überträgt auch Dubletten, veraltete Dateien, unklare Namen und eine Ordnerstruktur, die im neuen System nicht mehr passt. Die Migration ist dann technisch vollständig, die Arbeit damit aber unnötig schwierig.
Wie prüfe ich, ob die Migration gelungen ist?
Mit einem Testlauf: Bleiben die Dateien lesbar, werden sie richtig gefunden und können die vorgesehenen Personen zugreifen? Danach bestätigt eine verantwortliche Person, dass der neue Bereich vollständig genug und nutzbar ist.
