Kosten · Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit
Was kostet ein SharePoint-Intranet für ein KMU?
Kurz gesagt
Die Kosten eines SharePoint-Intranets folgen dem Umfang, nicht einem Pauschaltarif: Sie entstehen aus Zielklärung und Konzeption, Informationsarchitektur, Inhaltsarbeit und Migration, Berechtigungen und Integrationen, Tests und Einführung, Lizenzen, interner Arbeitszeit sowie Betrieb. Ein begrenzter Pilot mit Standardfunktionen ist wirtschaftlich nicht mit einer Umgebung voller Zielgruppen und Integrationen vergleichbar.
Für wen das gilt
Für Inhaber und Geschäftsleitungen von Schweizer KMU, die ein Intranet auf SharePoint planen und eine Offerte beurteilen wollen. Das Thema gehört zum Zeitdieb Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit.
Hier stehen bewusst keine Beträge. Die Festpreise von BITS findest du auf der Preisseite, was dich die heutige Informationssuche kostet, mit dem Zeitdieb-Rechner.
Die Formel
Gesamtkosten im ersten Jahr = Zielklärung und Konzeption + Informationsarchitektur und Gestaltung + Inhaltsarbeit und Migration + Berechtigungen und Integrationen + Tests und Einführung + Lizenzen + interne Arbeitszeit + Betrieb und Weiterentwicklung
| Baustein | Was den Aufwand treibt |
|---|---|
| Zielklärung | mehrere Ziele gleichzeitig: Nachrichten, Wissen, Einstieg für Neue, Bereiche verbinden |
| Informationsarchitektur und Gestaltung | Bereiche, Navigation, Suchwege, Seitentypen, Vorlagen, mobile Darstellung, Zielgruppen; individuelle Komponenten |
| Inhalte und Migration | Inhalte erstellen, überarbeiten, freigeben; alte Dateien und Seiten bereinigen und zuordnen |
| Berechtigungen und Integrationen | Rollen, Schnittstellen zu Fachanwendungen oder weiteren Quellen |
| Tests und Einführung | Funktions-, Berechtigungs- und Nutzungstests; Kommunikation, Schulung, Begleitung |
| Betrieb | Inhalte prüfen, Rückmeldungen, Nutzung, Berechtigungen, Verbesserungen; Zahl der Bereiche, Änderungsdynamik, Sprachen, Zielgruppen |
Der Betriebsaufwand hängt nicht allein von der Zahl der Mitarbeitenden ab. Bereiche, Sprachen, Zielgruppen und Integrationen können stärker ins Gewicht fallen.
Drei Modellszenarien (fiktiv, ohne Preise)
| Szenario | Umfang | Wo der Aufwand liegt |
|---|---|---|
| Begrenzter Pilot | ein Bereich: Startseite, Nachrichten, Kontakte, wenige Informationsseiten; Standardfunktionen, keine breite Migration | Zielklärung, Grundstruktur, Inhalte, Rollen, Rückmeldungen |
| Intranet mit mehreren Bereichen | gemeinsame und eigene Bereiche je Organisationseinheit; ausgewählte Inhalte migriert | Koordination, Inhaltsarbeit, Tests, Schulung |
| Komplexe Umgebung | Zielgruppen, mehrere angebundene Quellen, besondere Funktionen | Konzeption, Umsetzung, Berechtigungstests, Betrieb |
Die komplexe Umgebung ist keine automatische Ausbaustufe. Sie lohnt sich nur, wenn der zusätzliche Nutzen den dauerhaften Aufwand rechtfertigt.
Aus der Praxis
Aufwand steigt unnötig, wenn Entscheide spät fallen, Inhalte keine verantwortliche Person haben, jede Abteilung eine Sonderlösung bekommt oder Berechtigungen erst kurz vor dem Start geprüft werden.
Oft wird nur die externe Umsetzung budgetiert. Plan pro Arbeitspaket auch die interne Verantwortung und benenne, wer nach dem Start Nachrichten, Bereichsseiten, Navigation und Berechtigungen pflegt.
Migration heisst nicht, alte Ablagen zu kopieren. Zuerst wird entschieden, welche Inhalte aktuell, gepflegt und fürs Intranet geeignet sind. Für gemeinsam bearbeitete Dateien hilft SharePoint oder OneDrive: Wo gehören welche Dateien hin?.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Starte kein Intranet-Projekt, wenn kein konkretes Informationsproblem benannt werden kann, niemand Inhalte verantwortet oder nur eine optisch neue Startseite erwartet wird. Liegt der Bedarf vor allem in der Dateibearbeitung eines kleinen Teams, genügt oft eine sauber strukturierte Arbeitsumgebung in Teams, siehe Wie strukturiere ich Microsoft Teams sinnvoll?. Brauchst du eine hochgradig individuelle externe Plattform, prüf, ob SharePoint technisch und wirtschaftlich passt.
Ein Pilot senkt nicht automatisch die Gesamtkosten, schafft aber eine kontrollierte Grundlage für spätere Entscheide. Rechtliche, datenschutzbezogene oder branchenspezifische Anforderungen brauchen eine eigene Fachbeurteilung.
So gehst du vor
- Zusammentragen: Ziele, vorhandene Lizenzen, gewünschte Inhalte, Systemquellen, interne Verantwortliche.
- Ersten Umfang festlegen und ausdrücklich ausschliessen, was nicht dazugehört. Welche Bereiche sich als Start eignen, zeigt Welche Intranet-Bereiche bringen einem KMU zuerst Nutzen?.
- Mengen und Komplexitätstreiber in die Formel einsetzen: Inhaltsbereiche, zu migrierende Quellen, Zielgruppen, Integrationen.
- Offerte verlangen, die Annahmen, einmalige Arbeitspakete, Lizenzen, interne Mitwirkung, laufende Leistungen und Ausschlüsse getrennt zeigt.
Häufige Fragen
Reichen meine Microsoft-365-Lizenzen für ein Intranet?
Das hängt vom aktuellen Vertrag, den gewünschten Funktionen und den berechtigten Personen ab. Ohne diese Angaben wäre eine konkrete Lizenzzahl irreführend. Es wird vor der Offerte geprüft.
Was ist der stärkste Kostenhebel?
Ein klarer erster Umfang: wenige priorisierte Aufgaben und Inhalte, ausdrücklich festgelegt, was nicht zur ersten Etappe gehört, und Standardfunktionen, solange sie den Zweck erfüllen.
Warum zählt interne Zeit zu den Kosten?
Fachpersonen klären Ziele, wählen Inhalte, geben Texte frei, testen und beurteilen Rückmeldungen. Diese Zeit fehlt für andere Aufgaben. Ein technisch fertiges Intranet ohne aktuelle Inhalte hat keinen geregelten Betrieb.
Sind KI-Funktionen wie Copilot im Intranet inbegriffen?
Sie sind kein garantierter Standardnutzen. Ihr Einsatz hängt von Lizenzen, Datenqualität, Berechtigungen und Governance ab und braucht eine eigene Prüfung.
