Warum E-Mails nicht mehr zeitgemäss sind…
In einer Zeit, in der Kommunikation ein wesentlicher Bestandteil des täglichen Arbeitslebens ist, stellt sich die Frage, ob E-Mails wirklich noch die effektivste Form der internen Unternehmenskommunikation ist. Die BITS – Bühler IT Solutions GmbH setzt auf moderne Lösungen wie Microsoft Teams, um die interne Kommunikation zu optimieren und den Mitarbeitern ein effizientes und effektives Arbeitsumfeld zu bieten.
Die E-Mail-Flut: E-Mails waren lange Zeit das Standardmittel für den Austausch von Informationen innerhalb der Firma. Doch mit der steigenden Anzahl von externen Kunden-E-Mails und internen Kommunikationen ist es schwierig geworden, den Überblick zu behalten und wichtige Informationen schnell zu finden. Die E-Mail-Flut kann dazu führen, dass wichtige Nachrichten übersehen werden oder dass Mitarbeiter in einem endlosen E-Mail-Verkehr gefangen sind.
Klare Kommunikationskanäle: Mit Microsoft Teams werden Kommunikationskanäle klar definiert. Statt E-Mails können Chat-Gruppen nach Tätigkeit, Bereich oder Abteilung organisiert werden. Dadurch wird die Kommunikation effizienter und gezielter. Informationen und Dokumente können schnell ausgetauscht werden, ohne dass sie in einem überfüllten Posteingang verloren gehen.
Vorteile von Microsoft Teams:
- Reduzierte E-Mail-Flut: Durch die Nutzung von Teams werden viele interne E-Mails überflüssig, da die Kommunikation direkt über den Chat erfolgt.
- Effizientere Zusammenarbeit: Teams ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit. Mitarbeiter können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und ihre Fortschritte in Echtzeit verfolgen.
- Schnelle Informationsverteilung: Ankündigungen, wichtige Updates oder Informationen können über spezielle Kanäle schnell an alle Mitarbeiter weitergegeben werden.
- Flexibilität und Mobilität: Teams ist über verschiedene Geräte zugänglich, sodass Mitarbeiter auch von unterwegs aus kommunizieren können.
- Chat-Funktionen: Neben Gruppenchats können auch private Chats geführt werden, um individuelle Fragen oder Anliegen zu klären.
- Integration von Tools und Apps: Teams bietet die Möglichkeit, verschiedene Tools und Apps zu integrieren, um die Zusammenarbeit und Produktivität weiter zu steigern.
Umdenken und New Work: Der Umstieg von E-Mails auf Microsoft Teams erfordert ein Umdenken der Mitarbeiter und eine offene Kommunikationskultur. Es geht darum, die Vorteile von Teams zu erkennen und zu nutzen, um effizienter und zielgerichteter zu arbeiten. Dies ist Teil eines modernen Arbeitsumfelds, das den Prinzipien von New Work folgt und die Zusammenarbeit und Kommunikation auf neue Weise gestaltet.
E-Mails waren lange Zeit das bevorzugte Kommunikationsmittel in Unternehmen, doch die Zeiten ändern sich. Mit Microsoft Teams bietet die BITS – Bühler IT Solutions GmbH eine moderne Lösung, um die interne Kommunikation zu verbessern, die E-Mail-Flut zu reduzieren und die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten. Der Umstieg auf Teams erfordert ein Umdenken der Mitarbeiter, bietet jedoch zahlreiche Vorteile und unterstützt eine zeitgemässe Arbeitsweise im Zeitalter von New Work.