Prozessautomatisierung für Schweizer KMU

Informationen werden mehrfach übertragen, Freigaben bleiben in E-Mails liegen und Sonderfälle sind nur einzelnen Personen bekannt. Eine Automation hilft nicht, wenn der zugrunde liegende Ablauf unklar ist.

Der erste Schritt ist deshalb, die tatsächliche Arbeit zu verstehen und nur dort zu automatisieren, wo Regeln, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten geklärt sind.

Microsoft 365 bietet mit Power Automate Werkzeuge für digitale Abläufe. Sinnvoll ist die Automation dort, wo ein Prozess wiederholt gleich abläuft und Verantwortlichkeiten klar sind.

Wir schauen zuerst auf Arbeitsschritte, verwendete Daten und mögliche Ausnahmen. Danach legen wir fest, ob eine Automation sinnvoll ist und wie sie in die vorhandene Umgebung passt.

Power Automate kann Informationen zwischen Anwendungen weitergeben, Aufgaben auslösen und Freigaben abbilden. Die Lösung soll zu einem verständlichen Prozess passen.

• Abläufe aufnehmen und vereinfachen
• Flows für klar definierte Schritte erstellen
• Verbindung mit Power Apps, SharePoint oder weiteren Diensten prüfen
• Testfälle und Ausnahmen festlegen
• Team bei der Nutzung begleiten

Wiederkehrende manuelle Aufgaben können Zeit kosten und zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Vor der Automation müssen Eingaben, Zuständigkeiten und Sonderfälle klar sein.

• Bestehenden Prozess erfassen
• Unnötige Schritte und Medienbrüche erkennen
• Verantwortlichkeiten vereinfachen
• Passende Werkzeuge auswählen
• Lösung mit realen Fällen testen
• Team bei Einführung begleiten

Ein geeigneter erster Anwendungsfall ist häufig, klar geregelt und fachlich überprüfbar. Das kann ein Rechnungseingang, eine interne Freigabe, das Onboarding, die Anlage eines Projekts, eine Frist oder eine strukturierte Formularanfrage sein. Der erwartete Nutzen sollte vorab benannt werden, etwa weniger Rückfragen, eine kürzere Durchlaufzeit oder ein vollständig dokumentierter Status.

Für die Auswahl helfen sechs Fragen:

• Wie häufig tritt der Ablauf auf?
• Sind Regeln und notwendige Eingaben klar?
• Welche Ausnahmen kommen im Alltag tatsächlich vor?
• Sind die Daten zuverlässig und eindeutig zugeordnet?
• Welcher Fehler könnte entstehen und wie wird er erkannt?
• Woran lässt sich der Nutzen nach dem Start messen?

Cloud-Flow, Desktop-Automation, App oder Schnittstelle

Ein Cloud-Flow verbindet Dienste und reagiert beispielsweise auf eine neue Formularantwort, eine Datei oder einen Zeitpunkt. Eine Desktop-Automation, auch Robotic Process Automation oder RPA genannt, bildet Bedienhandlungen auf einem Computer nach. Power Apps kann eine strukturierte Oberfläche für Eingaben und Entscheidungen bereitstellen. KI-gestützte Dokumentenverarbeitung kann Inhalte erkennen oder klassifizieren, benötigt aber geeignete Daten, Prüfung und einen sicheren Umgang mit Fehlresultaten.

Wo eine verlässliche Programmierschnittstelle verfügbar ist, ist sie meist besser kontrollierbar als automatisierte Mausklicks. Desktop-Automation kann dennoch sinnvoll sein, wenn ein wichtiges Altsystem keine geeignete Schnittstelle besitzt. Dann gehören Oberflächenänderungen und Fehlererkennung ausdrücklich in die Betriebsplanung.

Nach dem Go-live beginnt der Betrieb

Jeder produktive Ablauf braucht eine fachliche Eigentümerschaft, eine technische Betreuung und eine Vertretung. Dokumentiert werden Zweck, Auslöser, Datenquellen, Verbindungen, Berechtigungen, bekannte Ausnahmen und der Fehlerweg. Änderungen werden mit realistischen Fällen geprüft; nicht mehr benötigte Abläufe werden kontrolliert ausser Betrieb genommen.

Der Überblick Was ist Power Automate und was kann es? erklärt die Grundlage. Für produktive Flows zeigt der Leitfaden zur Power-Automate-Governance, wie Besitzer, Verbindungen, Fehler und Vertretung geregelt werden.