Prozesse und Automation

Power Automate, KI und digitale Abläufe für wiederkehrende Aufgaben.

Ausgangslage

Wenn wiederkehrende Aufgaben Zeit kosten und unterschiedlich ablaufen

Informationen werden mehrfach übertragen, Freigaben bleiben in E-Mails liegen und Sonderfälle sind nur einzelnen Personen bekannt. Eine Automation hilft nicht, wenn der zugrunde liegende Ablauf unklar ist.

Der erste Schritt ist deshalb, die tatsächliche Arbeit zu verstehen und nur dort zu automatisieren, wo Regeln, Ausnahmen und Verantwortlichkeiten geklärt sind.

Abläufe, die verständlich bleiben

Arbeitsschritte verstehen

Wir starten mit dem bestehenden Ablauf und den beteiligten Personen.

Passend automatisieren

Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, wenn Regeln und Ausnahmen klar sind.

Gemeinsam weiterentwickeln

Neue Abläufe werden getestet, dokumentiert und im Team verankert.

Vorgehen

Automatisieren, was wirklich hilft

Engpass auswählen

Wir priorisieren wiederkehrende Aufgaben mit spürbarem Aufwand.

Ablauf vereinfachen

Zuständigkeiten und Ausnahmen werden vor der Automation geklärt.

Umsetzung prüfen

Der neue Ablauf wird getestet, dokumentiert und mit dem Team eingeführt.

Microsoft 365

Vom Ablauf zur Umsetzung

Microsoft 365 bietet mit Power Automate Werkzeuge für digitale Abläufe. Sinnvoll ist die Automation dort, wo ein Prozess wiederholt gleich abläuft und Verantwortlichkeiten klar sind.

Wir schauen zuerst auf Arbeitsschritte, verwendete Daten und mögliche Ausnahmen. Danach legen wir fest, ob eine Automation sinnvoll ist und wie sie in die vorhandene Umgebung passt.

Wiederkehrende Schritte automatisieren

Power Automate kann Informationen zwischen Anwendungen weitergeben, Aufgaben auslösen und Freigaben abbilden. Die Lösung soll zu einem verständlichen Prozess passen.

Abläufe aufnehmen und vereinfachen
Flows für klar definierte Schritte erstellen
Verbindung mit Power Apps, SharePoint oder weiteren Diensten prüfen
Testfälle und Ausnahmen festlegen
Team bei der Nutzung begleiten

Arbeitsschritte gemeinsam verbessern

Wiederkehrende manuelle Aufgaben können Zeit kosten und zu unterschiedlichen Ergebnissen führen. Vor der Automation müssen Eingaben, Zuständigkeiten und Sonderfälle klar sein.

Bestehenden Prozess erfassen
Unnötige Schritte und Medienbrüche erkennen
Verantwortlichkeiten vereinfachen
Passende Werkzeuge auswählen
Lösung mit realen Fällen testen
Team bei Einführung begleiten

Einen Ablauf gemeinsam prüfen

Wir starten mit einer wiederkehrenden Aufgabe, die Ihr Team heute beschäftigt.

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