Digitalisierung und Automatisierung im Arbeitsalltag

Der Engpass ist selten ein fehlendes Tool

Eine Rechnung wird aus dem E-Mail-Postfach in eine Tabelle übertragen, dann ausgedruckt, unterschrieben und erneut eingescannt. Auf den ersten Blick wirkt das wie ein Fall für Automatisierung. Oft steckt das grössere Problem früher im Ablauf: unklare Zuständigkeiten, fehlende Angaben oder eine Ablage, die niemand zuverlässig findet. Wird ein fehlerhafter Prozess einfach schneller, entstehen Fehler nur schneller.

Digitalisierung schafft eine verlässliche Grundlage für Informationen und Arbeitsschritte. Automatisierung übernimmt darauf Aufgaben, die nach stabilen Regeln wiederkehren. Beides wird nützlich, wenn Sie bei einem konkreten Engpass beginnen statt ein grosses Toolprojekt zu starten. Wie aus papiergebundenen Abläufen verlässliche digitale Schritte werden, zeigt Papierprozesse digitalisieren.

Den tatsächlichen Ablauf anschauen

Wählen Sie einen häufigen, belastenden Vorgang wie Anfragen, Bestellungen, Rechnungsfreigaben oder Eintritte. Gehen Sie ihn mit Beteiligten Schritt für Schritt durch und beachten Sie besonders: - doppelte Eingaben in verschiedenen Systemen - Wartezeiten ohne sichtbaren Status - fehlende Angaben und Vertretungen

Beschreiben Sie nicht nur den Idealfall. Bei einer Rechnungsfreigabe zeigt sich beispielsweise erst bei Ferien, Rückfragen oder einer falschen Kostenstelle, ob Zuständigkeiten und Informationen genügen. Notieren Sie, an welchem Punkt ein Vorgang liegen bleibt und welche Information dann fehlt. So wird aus dem allgemeinen Eindruck «das dauert immer» eine konkrete Verbesserung.

Gerade Ausnahmen zeigen, ob ein Ablauf tragfähig ist. Wenige notwendige Formularfelder, ein einheitlicher Status und eine zentrale Ablage können bereits spürbar entlasten. Ein kleiner Betrieb muss dafür nicht sofort ein neues System beschaffen. Ein verbindliches digitales Formular und eine klar zugewiesene Aufgabenliste können für den Anfang reichen.

Erst vereinfachen, dann automatisieren

Klären Sie Begriffe, Eingaben und Verantwortlichkeiten. Beim Rechnungseingang sollte eindeutig sein, wer prüft, welche Informationen nötig sind und wann eine Rechnung verbindlich freigegeben ist. Erst danach sind Erinnerungen, Aufgaben oder Systemübergaben sinnvoll. Definieren Sie auch, was bei einer unvollständigen Rechnung passiert, statt sie still in einer Ausnahmeablage liegen zu lassen.

Automatisieren Sie Bestätigungen, Fristen, Übertragungen und Ablage dort, wo Regeln stabil sind. Fachliches Urteil und ungewöhnliche Fälle brauchen eine sichtbare Eingriffsmöglichkeit. Eine zuverlässige Ausnahmebehandlung ist wichtiger als eine möglichst grosse Automation. Power Automate im KMU zeigt Einstiegspunkte. Der Service Prozesse und Automation unterstützt bei der Umsetzung.

Ein sinnvoller erster Ablauf könnte eine eingehende Anfrage sein: Das Formular erfasst die nötigen Angaben, bestätigt den Eingang, weist die Aufgabe zu und erinnert bei einer offenen Rückmeldung. Ob die Anfrage fachlich passt oder ein Angebot erstellt wird, entscheidet weiterhin eine Person. Diese Grenze macht den Ablauf nachvollziehbar und verhindert, dass eine Automation Entscheidungen vortäuscht.

Betrieb und Daten gehören dazu

Verwenden Sie für technische Verbindungen keine persönlichen Konten. Legen Sie Datenzugriffe, Fehlererkennung, Tests und Zuständigkeiten fest. Wenn ein Ablauf an ein Buchhaltungs- oder CRM-System übergibt, sollte klar sein, wer Fehler bemerkt, korrigiert und bei einer Änderung am Zielsystem informiert wird.

Planen Sie für neue Abläufe eine kurze Einführungsphase. Mitarbeitende benötigen eine Ansprechperson, wenn der Status nicht passt oder ein Datensatz fehlt. Prüfen Sie nach zwei bis vier Wochen einige echte Fälle gemeinsam: Wurde die Aufgabe richtig zugewiesen, ist die Ablage vollständig und sind Erinnerungen hilfreich? Danach können Sie Regeln gezielt anpassen, statt auf Vermutungen zu reagieren.

Messen Sie nach dem Start nicht nur eingesparte Minuten, sondern auch Nachfragen, Fehler und Durchlaufzeit. Beginnen Sie mit einem Prozess, dessen Nutzen Mitarbeitende direkt spüren. Gerade für KMU und Dienstleister muss der Ablauf im Arbeitsalltag nachvollziehbar bleiben.