Was ist Power Automate und was kann es?
Power Automate verbindet Anwendungen und führt wiederkehrende Schritte automatisch aus, etwa Daten übertragen, Freigaben starten oder Benachrichtigungen senden.
Die kurze Antwort
Microsoft Power Automate ist ein Dienst zum Erstellen automatisierter Arbeitsabläufe, sogenannter Flows. Ein Auslöser startet den Flow; danach führen definierte Aktionen Schritte zwischen Anwendungen und Diensten aus. Damit lassen sich beispielsweise Formularangaben erfassen, Freigaben steuern, Dateien ablegen oder zuständige Personen benachrichtigen. Unklare Regeln und Ausnahmen sollte ein Flow nicht verdecken.
Auslöser, Aktionen und ein überprüfbares Ergebnis
Ein Power-Automate-Flow beginnt mit einem Auslöser. Das kann eine neue Formularantwort, eine geänderte Datei, ein bestimmter Zeitpunkt oder eine manuelle Aktion sein. Danach führt der Flow definierte Schritte aus, etwa Daten in eine Liste übertragen, eine Freigabe anfordern oder eine Nachricht senden.
Typische Einsatzbereiche im KMU sind:
- strukturierte Formularanfragen erfassen und zuweisen
- Ferien, Bestellungen oder Spesen nach Regeln freigeben
- fehlende Angaben und Fristen melden
- Ordner oder Aufgaben aus einer Vorlage erstellen
- Daten zwischen klar definierten Anwendungen übertragen
- wiederkehrende Desktop-Schritte automatisieren, wenn keine geeignete Schnittstelle besteht
Power Automate kann Cloud-Dienste über Verbindungen zusammenführen. Desktop-Flows können zusätzlich Bedienhandlungen auf einem Computer automatisieren. Eine stabile Schnittstelle ist meist besser kontrollierbar als das Nachbilden von Mausklicks; welche Variante passt, hängt von den beteiligten Systemen ab.
Nicht geeignet sind Abläufe mit ungeklärten Regeln, vielen ständig wechselnden Ausnahmen oder Entscheidungen, die menschliche Beurteilung verlangen. Automatisierung macht einen schlechten Prozess nicht gut. Sie kann seine Schwächen lediglich schneller wiederholen.
Vor dem ersten Flow sollten Zweck, Eingaben, Ausnahmen, verantwortliche Person und erwartetes Ergebnis beschrieben werden. Für den produktiven Betrieb kommen Verbindungen, Berechtigungen, Fehlerüberwachung, Dokumentation und Vertretung hinzu. Der Artikel Power Automate im KMU: geeignete Prozesse unterstützt die Auswahl; der Leitfaden zur Power-Automate-Governance behandelt den laufenden Betrieb.
Einen geeigneten ersten Ablauf auswählen
Wir prüfen Regeln, Ausnahmen, Daten und Verantwortlichkeiten, bevor daraus ein produktiver Flow wird.
Quellen
- Power-Automate-Grundlagen bei Microsoft Learn
Microsoft Learn
Offizielle Einführung in Flows, Anwendungen, Dienste und Umgebungen.