Vergleiche · Sicherheit, Backup & Datenschutz
Brauche ich ein Backup für Microsoft 365?
Kurz gesagt
Ja, wenn du Daten aus Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams gezielt zurückholen können musst. Microsoft 365 ist hochverfügbar, aber Verfügbarkeit ist kein Backup. Papierkorb, Versionen und Aufbewahrung helfen im Alltag, doch Fristen laufen ab und ein kompromittiertes Konto kann Daten verändern. Ein Backup ist deine eigene, getrennte Kopie mit eigenem Wiederherstellungsweg.
Für wen das gilt
Für KMU, die mit Microsoft 365 arbeiten und deren Aufträge, Angebote oder Korrespondenz dort liegen. Zwei typische Situationen: Kurz vor einer Offerte ist der Projektordner in Teams leer, vielleicht verschoben, vielleicht hat die Synchronisation eine ältere Version übernommen. Oder das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters ist gelöscht, obwohl darin noch Korrespondenz zu einem laufenden Auftrag liegt. Nicht spektakulär, aber ohne klaren Rückweg kostet das schnell Zeit, Vertrauen und Umsatz.
Drei Lösungsmodelle im Vergleich
Stand: Oktober 2026. Herstellerfunktionen und Lizenzbedingungen ändern sich; die Antworten sind für die konkrete Konfiguration zu prüfen.
| Modell | Zweck | Zu beachten |
|---|---|---|
| Bordmittel (Versionen, Papierkorb, Aufbewahrung) | laufende Arbeit und geregelte Aufbewahrung | keine getrennte Kopie, Fristen laufen ab |
| Backup-Funktion von Microsoft oder anderem Hersteller | getrennte Kopie mit eigenem Wiederherstellungsweg | Unterschiede bei Datenquellen, Speicherort, Aufbewahrung, Verwaltung, Wiederherstellung, Kostenmodell |
| Selbst betriebene Backup-Software | zusätzliche Kontrolle | eigener Plattformbetrieb, Updates, Überwachung, Schutz der Backup-Zugänge, Fachwissen |
Die Bordmittel und ein Backup sollten nicht gegeneinander ausgespielt, sondern den jeweiligen Szenarien zugeordnet werden.
Dieselben Fragen an jede Variante
- Welche Inhalte aus Exchange, OneDrive, SharePoint und Teams sind eingeschlossen?
- Welche Konfigurationen, Identitäten oder Metadaten sind nicht enthalten?
- Wie werden ehemalige Konten und abgeschlossene Bereiche behandelt?
- Welche Sicherungsstände und Aufbewahrungszeiten gibt es?
- Wohin lassen sich einzelne Elemente und grössere Bestände wiederherstellen?
- Wer überwacht Fehler und wer darf eine Wiederherstellung auslösen?
- Wie lassen sich Daten und Dokumentation bei einem Anbieterwechsel übernehmen?
Nicht jede Information braucht denselben Schutz
Zu Beginn reichen oft drei Klassen: kritisch (Unterlagen eines laufenden Auftrags), wichtig (Archiv vergangener Projekte), normal (Teamordner mit älteren Arbeitsständen). Ein Planungsbüro braucht vielleicht vor allem die Teamordner mit Plänen, Protokollen und Kundenfreigaben schnell zurück. Eine Treuhandfirma gewichtet E-Mails mit Fristen und gescannte Belege höher.
Aus der Praxis
Kleine Tests vor dem Ernstfall zeigen mehr als jede Produktdemo. Zum Beispiel einmal pro Quartal: eine einzelne E-Mail, eine OneDrive-Datei, einen SharePoint-Ordner und einen Teams-bezogenen Inhalt an einen kontrollierten Zielort wiederherstellen. Danach prüfen: Öffnet sich die Datei? Stimmen Version, Berechtigungen und Verknüpfungen? Wissen die Betroffenen, wo sie die Daten finden?
Dokumentiere Dauer, Vorgehen und Auffälligkeiten. Dauert die Wiederherstellung eines Projektordners drei Stunden statt der erwarteten dreissig Minuten, ist das keine Nebensache, sondern eine Information für deine Planung.
Das Backup selbst muss geschützt sein: getrennte, stark geschützte Identitäten, begrenzte Rechte, MFA und Protokollierung. Sonst kann ein Angreifer oder ein fehlerhaftes Konto die Sicherung gleich mitverändern.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Sehr kurze Sicherungsintervalle mit langer Aufbewahrung für alles verursachen mehr Kosten und Verwaltungsaufwand. Sie lohnen sich dort, wo Änderungen häufig sind oder gesetzliche oder vertragliche Pflichten bestehen. Für weniger kritische Bereiche passt eine einfachere Regel, sofern sie bewusst festgelegt ist. Zwei Fehler sind verbreitet: alles gleich schnell wiederherstellen wollen, obwohl es nicht nötig ist, oder die Anforderungen so tief ansetzen, dass ein Ausfall den Alltag trotzdem blockiert.
So gehst du vor
- Drei Fragen klären: Was muss zuerst zurück? Wie viel Datenverlust ist vertretbar (RPO), wie lange darf es dauern (RTO)? Wer löst eine Wiederherstellung aus und prüft das Ergebnis?
- Geschäftsinformationen erfassen, inklusive geteilter Postfächer, Teams abgeschlossener Projekte, externer Zusammenarbeit und Daten ehemaliger Mitarbeitender.
- In drei Klassen einteilen: kritisch, wichtig, normal.
- Lösungen mit denselben Fragen vergleichen.
- Testszenario vor der Auswahl definieren und Inhalt, Metadaten, Berechtigungen, Zielort und Zeit prüfen.
- Backup-Zugänge absichern und Speicherort, Verschlüsselung und Aufbewahrung prüfen.
- Regelmässig testen und dokumentieren.
Als Denkmodell hilft die Backup-Regel 3-2-1-1-0, für das Budget Was kostet ein Backup fürs KMU?. Mehr unter Sicherheit, Backup & Datenschutz, unsere Festpreise auf der Preisseite.
Häufige Fragen
Wo liegen Teams-Dateien eigentlich?
Kanaldateien liegen in der Regel in SharePoint, persönliche Dateien in OneDrive. Nachrichten, Besprechungen und freigegebene Inhalte können an verschiedenen Orten relevant sein. Sichere deshalb Geschäftsinformationen statt bloss Apps.
Sind RTO und RPO Eigenschaften des Produkts?
Nein. Es sind betriebliche Zielwerte. Ein kurzer Sicherungsabstand garantiert keine schnelle Wiederherstellung eines grossen Datenbestands. Erfolgreich ist eine Wiederherstellung erst, wenn der Fachbereich mit den Daten weiterarbeiten kann.
Wie oft sollte ich die Wiederherstellung testen?
Zum Beispiel einmal pro Quartal mit kleinen Tests: eine E-Mail, eine OneDrive-Datei, ein SharePoint-Ordner und ein Teams-bezogener Inhalt an einen kontrollierten Zielort. Prüfe, ob sich die Datei öffnet und Version, Berechtigungen und Verknüpfungen stimmen.
Was passiert mit den Daten ausgeschiedener Mitarbeitender?
Das muss bewusst geregelt sein. Ist ein Postfach schon gelöscht, obwohl darin Korrespondenz zu einem laufenden Auftrag liegt, fehlt ohne Backup der Rückweg. Prüfe bei jeder Lösung, wie ehemalige Konten und abgeschlossene Bereiche behandelt werden.
