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Erreichbarkeit am Telefon: Wer nimmt ab, wenn niemand da ist?
Rufgruppe, Vertretung, Ansage nach Feierabend und Ausfallweg: So regelt ein KMU, wer Anrufe übernimmt, wenn niemand am Platz ist.
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Erreichbarkeit am Telefon: Wer nimmt ab, wenn niemand da ist?
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Kapitel
Transkript
Ein Kunde ruft deine Hauptnummer an. Du bist bereits im Gespräch. Deine Kollegin arbeitet draussen beim Kunden. Wer nimmt den Anruf jetzt entgegen? Genau das sollte vorher geregelt sein.
Zuerst klingelt es beim zuständigen Team. Nimmt dort niemand ab, geht der Anruf an die vereinbarte Vertretung. Alle wissen, wer wann erreichbar ist. Der Weg wird gemeinsam festgelegt.
Nach Feierabend hört der Kunde eine klare Ansage. Er kann eine Nachricht hinterlassen. Am nächsten Arbeitstag erhält eine zuständige Person die Aufgabe zum Rückruf. So bleibt die Anfrage nicht liegen.
Auch einen Ausfall solltet ihr vorbereiten. Fällt das Internet aus, kann eine Umleitung auf ein Mobiltelefon helfen. Das muss euer Anbieter unterstützen. Ein Testanruf zeigt, ob der vereinbarte Weg funktioniert.
Wir beginnen mit euren Arbeitszeiten, Rufgruppen und Vertretungen. Danach wählen wir die passende Telefonlösung. Vor der Umstellung testen wir gemeinsam normale Anrufe, Abwesenheiten und den vereinbarten Ausfallweg.
Wer übernimmt eure Anrufe bei Abwesenheit? Klären wir es gemeinsam, im kostenlosen Prozess-Check von BITS.
