Was kostet ein SharePoint-Intranet für ein Schweizer KMU?

Der Preis folgt dem Umfang, nicht einem Pauschaltarif

Die Kosten eines SharePoint-Intranets lassen sich ohne Ziele, Inhalte und technische Ausgangslage nicht seriös als Pauschalpreis nennen. Für ein Schweizer KMU entstehen sie aus einmaliger Konzeption und Umsetzung, benötigten Lizenzen, interner Mitarbeit sowie dem laufenden Betrieb. Ein kleines Standardprojekt und eine Umgebung mit Migrationen, Zielgruppen und Integrationen sind deshalb wirtschaftlich nicht direkt vergleichbar.

Eine brauchbare Rechenformel für das erste Betriebsjahr lautet:

Gesamtkosten = Zielklärung und Konzeption + Informationsarchitektur und Gestaltung + Inhaltsarbeit und Migration + Berechtigungen und Integrationen + Tests und Einführung + Lizenzen + interne Arbeitszeit + Betrieb und Weiterentwicklung

Die einzelnen Positionen sollten in jeder Offerte sichtbar sein. Die Seite Intranet und Zusammenarbeit mit SharePoint ordnet die Leistung und mögliche Einsatzbereiche ein; dieser Beitrag konzentriert sich auf die Kostenlogik.

Diese einmaligen Aufwände bestimmen die Einführung

Am Anfang steht die Zielklärung. Soll das Intranet hauptsächlich Nachrichten bündeln, verbindliches Wissen auffindbar machen, den Einstieg für Mitarbeitende erleichtern oder verschiedene Bereiche verbinden? Je mehr Ziele gleichzeitig verfolgt werden, desto mehr Abstimmung, Struktur und Inhalt sind nötig.

Die Informationsarchitektur legt fest, welche Bereiche, Navigationen und Suchwege es gibt. Zur Gestaltung gehören nicht nur Farben und Logo, sondern auch Seitentypen, Vorlagen, Startseite, mobile Darstellung und die Frage, welche Inhalte unterschiedliche Zielgruppen sehen sollen. Standardfunktionen können vieles abdecken. Individuelle Komponenten erhöhen dagegen Entwicklung, Test und späteren Pflegeaufwand.

Weitere einmalige Kosten entstehen typischerweise durch:

• das Erstellen, Überarbeiten und Freigeben von Inhalten,
• das Bereinigen und Zuordnen bestehender Dateien und Seiten,
• das Planen von Rollen und Berechtigungen,
• Schnittstellen zu Fachanwendungen oder weiteren Datenquellen,
• Funktions-, Berechtigungs- und Nutzungstests,
• Kommunikation, Schulung und Begleitung der Einführung.

Migration bedeutet dabei nicht, alte Ablagen unverändert zu kopieren. Zuerst muss entschieden werden, welche Inhalte aktuell, verantwortlich gepflegt und für das Intranet geeignet sind. Für gemeinsam bearbeitete Dateien hilft zusätzlich die Abgrenzung SharePoint oder OneDrive: Wo gehören welche Dateien hin?.

Laufende Kosten beginnen mit der Veröffentlichung

Nach dem Start fallen je nach Ausgangslage Lizenzkosten an. Ob bestehende Microsoft-365-Lizenzen genügen oder zusätzliche Produkte benötigt werden, muss anhand des aktuellen Vertrags, der gewünschten Funktionen und der berechtigten Personen geprüft werden. Ohne diese Angaben wäre eine konkrete Lizenzzahl irreführend.

Hinzu kommen interne Inhaltsverantwortung, technischer Support, Governance und Weiterentwicklung. Governance bezeichnet hier die Regeln dafür, wer Bereiche anlegt, Inhalte freigibt, Berechtigungen ändert und veraltete Informationen behandelt. Auch kleine Anpassungen summieren sich, wenn niemand priorisiert oder Änderungen nicht dokumentiert werden.

Planen Sie den Betrieb deshalb als wiederkehrende Leistung: Inhalte prüfen, Rückmeldungen aufnehmen, Nutzung auswerten, Berechtigungen kontrollieren und Verbesserungen entscheiden. Wie hoch dieser Aufwand ist, hängt nicht allein von der Zahl der Mitarbeitenden ab. Anzahl Bereiche, Änderungsdynamik, Sprachen, Zielgruppen und Integrationen können stärker ins Gewicht fallen.

Drei fiktive Szenarien zeigen die Unterschiede

Die folgenden Modelle sind rein fiktiv. Sie enthalten bewusst keine Preise und bilden weder konkrete BITS-Angebote noch Kundenprojekte ab.

Begrenzter Pilot

Ein Bereich startet mit einer Startseite, Nachrichten, wichtigen Kontakten und wenigen gepflegten Informationsseiten. Bestehende Standardfunktionen werden verwendet; eine breite Migration und individuelle Entwicklung sind ausgeschlossen. Der Aufwand liegt vor allem in Zielklärung, Grundstruktur, Inhalten, Rollen und Rückmeldungen aus dem Pilot. Dieses Modell passt, wenn das KMU Annahmen testen und die spätere Ausweitung bewusst offenlassen will.

KMU-Intranet mit mehreren Bereichen

Mehrere Organisationseinheiten erhalten gemeinsame und eigene Informationsbereiche. Navigation, Suche, Vorlagen, Inhaltsverantwortung, Berechtigungen und Einführung müssen übergreifend abgestimmt werden. Ausgewählte bestehende Inhalte werden bereinigt und migriert. Gegenüber dem Pilot steigen vor allem Koordination, Inhaltsarbeit, Tests und Schulungsbedarf.

Komplexe Umgebung mit Zielgruppen oder Integrationen

Informationen werden nach Zielgruppen ausgespielt, mehrere Quellen angebunden oder besondere Funktionen entwickelt. Jede Abhängigkeit erweitert Konzeption, technische Umsetzung, Berechtigungstests und Betrieb. Vor einer Offerte müssen Datenquellen, Verantwortlichkeiten, Lizenzfolgen und Ausfallszenarien konkret geklärt werden. Das Modell ist keine automatische Ausbaustufe, sondern nur sinnvoll, wenn der zusätzliche Nutzen den dauerhaften Aufwand rechtfertigt.

So begrenzen Sie Aufwand, ohne am Nutzen zu sparen

Ein klarer erster Umfang ist der stärkste Kostenhebel. Wählen Sie wenige priorisierte Aufgaben und Inhalte, definieren Sie, was ausdrücklich nicht Teil der ersten Etappe ist, und verwenden Sie Standardfunktionen, solange sie den Zweck erfüllen. Individuelle Entwicklung sollte ein nachgewiesenes Problem lösen, nicht lediglich eine bestehende Website nachbilden.

Klären Sie ausserdem die Zusammenarbeit mit Microsoft Teams. Teams eignet sich für laufende Kommunikation und Zusammenarbeit, während ein Intranet eher dauerhaftes, kuratiertes Wissen und organisationsweite Informationen führt. Der Beitrag Microsoft Teams richtig strukturieren hilft, Doppelstrukturen und unklare Ablageorte zu vermeiden.

Aufwand steigt unnötig, wenn Entscheidungen spät fallen, Inhalte keine verantwortliche Person haben, jede Abteilung eine Sonderlösung erhält oder Berechtigungen erst kurz vor dem Start geprüft werden. Ein Pilot senkt nicht automatisch die Gesamtkosten, schafft aber eine kontrollierte Grundlage für spätere Entscheidungen.

Interne Zeit gehört in die Gesamtrechnung

Oft wird nur die externe Umsetzung budgetiert. Doch Fachpersonen müssen Ziele klären, Inhalte auswählen, Texte freigeben, Tests durchführen und Rückmeldungen beurteilen. Diese Zeit fehlt währenddessen für andere Aufgaben und gehört deshalb als interne Arbeitszeit in die Formel.

Erfassen Sie pro Arbeitspaket sowohl externe als auch interne Verantwortung. Benennen Sie insbesondere, wer nach dem Start Nachrichten, Bereichsseiten, Navigation und Berechtigungen pflegt. Ein technisch fertiges Intranet ohne aktuelle Inhalte hat keinen geregelten Betrieb. Das SharePoint-Projekt bei Schilt Elektro zeigt einen realen Anwendungskontext; die fiktiven Szenarien oben leiten daraus keine Resultate oder Kosten ab.

Wann ein SharePoint-Intranet nicht die passende Investition ist

Ein Projekt sollte nicht starten, wenn kein konkretes Informationsproblem benannt werden kann, niemand Inhalte verantwortet oder die Organisation lediglich eine optisch neue Startseite erwartet. Liegt der Bedarf hauptsächlich in der gemeinsamen Dateibearbeitung eines kleinen Teams, kann eine sauber strukturierte Arbeitsumgebung genügen. Benötigt das Unternehmen dagegen eine hochgradig individuelle externe Plattform, muss geprüft werden, ob SharePoint technisch und wirtschaftlich passt.

Auch KI-Funktionen sind kein garantierter Standardnutzen. Ihr Einsatz hängt unter anderem von Lizenzen, Datenqualität, Berechtigungen und Governance ab und benötigt eine eigene Prüfung. Dasselbe gilt für rechtliche, datenschutzbezogene oder branchenspezifische Anforderungen; dieser Kostenbeitrag ersetzt keine entsprechende Fachbeurteilung.

Fordern Sie eine nachvollziehbare Offerte an

Eine vergleichbare Offerte weist Annahmen, einmalige Arbeitspakete, Lizenzen, interne Mitwirkung, laufende Leistungen und Ausschlüsse getrennt aus. Ergänzen Sie die Formel mit Ihren Mengen und Komplexitätstreibern, etwa Anzahl Inhaltsbereiche, zu migrierende Quellen, Zielgruppen und Integrationen. So erkennen Sie, welche Positionen fix sind und welche sich mit dem Umfang verändern.

Als nächsten Schritt können Sie Ziele, vorhandene Lizenzen, gewünschte Inhalte, Systemquellen und interne Verantwortliche zusammentragen. Diese Angaben schaffen eine bessere Grundlage für ein Gespräch mit BITS als die Frage nach einem Pauschalpreis.

Microsoft-Quelle und Prüfstand

Die Einordnung von SharePoint-Funktionen und Planabhängigkeiten wurde am 14. September 2026 anhand der SharePoint-Dienstbeschreibung von Microsoft Learn geprüft. Microsoft weist dort Funktionen und verfügbare Pläne aus. Für eine Offerte müssen trotzdem die im jeweiligen Mandanten vorhandenen Lizenzen, aktuelle Produktbedingungen und gewünschte Zusatzfunktionen separat kontrolliert werden.