Intranet-Software für KMU vergleichen: Anforderungen, Varianten und Auswahl

Die passende Intranet-Software beginnt nicht mit einer Funktionsliste

Eine Intranet-Software soll Mitarbeitenden einen verlässlichen Einstieg in interne Informationen, Nachrichten, Vorlagen und Arbeitswerkzeuge geben. Die beste Plattform ist deshalb nicht jene mit den meisten Funktionen, sondern jene, die wichtige Aufgaben verständlich unterstützt und dauerhaft gepflegt werden kann.

Beginnen Sie mit konkreten Situationen: Eine neue Mitarbeiterin sucht die aktuelle Spesenregel. Ein Servicetechniker benötigt unterwegs eine Arbeitsanweisung. Ein Team möchte Neuigkeiten nur für seinen Standort veröffentlichen. Aus solchen Fällen entstehen überprüfbare Anforderungen.

Die Frage Was ist ein Intranet? erklärt den Begriff kompakt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Plattformen und Angebote für Ihr KMU vergleichen.

Welche Aufgaben soll das Intranet lösen?

Trennen Sie Muss-Anforderungen von wünschenswerten Funktionen. Ein überschaubarer Start umfasst häufig:

• zentrale Navigation zu wichtigen Anwendungen und Bereichen
• verbindliche Informationen mit verantwortlicher Stelle und Prüfdatum
• Nachrichten für das Unternehmen oder definierte Zielgruppen
• Vorlagen, Richtlinien, Kontakte und Zuständigkeiten
• Zugang über die tatsächlich verwendeten Geräte
• geregelte Veröffentlichung, Pflege und Archivierung

Formulieren Sie ein erwartetes Ergebnis. «Gute Suche» ist zu allgemein. Prüfbarer ist: «Eine Mitarbeiterin findet die gültige Ferienregel mit einem bekannten Suchbegriff und erkennt, wer sie zuletzt geprüft hat.» Diese Formulierung eignet sich für Demo, Pilot und Abnahme.

Ein Intranet muss nicht alle Teamräume, Dateiablagen und Fachanwendungen ersetzen. Es kann als gemeinsamer Einstieg dienen und auf das jeweils führende System verweisen. Wenn jedes Werkzeug nachgebaut wird, steigen Komplexität und Pflegeaufwand unnötig.

Drei Plattformtypen unterscheiden

Microsoft 365 und SharePoint

Ein SharePoint-basiertes Intranet kann passen, wenn Microsoft 365 bereits die zentrale Arbeitsumgebung ist. SharePoint unterstützt Websites, Nachrichten, Navigation, Suche, Dokumente und Berechtigungen; Teams und OneDrive sind eng damit verbunden. Der Vorteil liegt in der Nähe zu bestehenden Identitäten und Inhalten.

Trotzdem müssen Informationsarchitektur, Veröffentlichungsrollen, Berechtigungen und Lebenszyklus geplant werden. Prüfen Sie, welche Funktionen vorhandene Lizenzen abdecken und wo Zusatzprodukte oder individuelle Entwicklung nötig wären.

Spezialisierte Intranet-Plattform

Spezialisierte Produkte bündeln häufig Kommunikation, mobile Nutzung, Zielgruppensteuerung oder vorgefertigte Module. Das kann für mehrere Standorte oder Mitarbeitende ohne festen Computerarbeitsplatz interessant sein.

Prüfen Sie Integration, Identitätsverwaltung, Datenablage, Export und Herstellerabhängigkeit. Eine attraktive Oberfläche beantwortet nicht, wo Dokumente verbindlich geführt werden oder was bei einem Produktwechsel geschieht.

Individuelles Portal

Eine Eigenentwicklung kann besondere Fachprozesse und Datenquellen zusammenführen. Sie bringt aber Verantwortung für Entwicklung, Sicherheit, Schnittstellen, Tests und Wartung mit sich. Für ein KMU ist sie nur sinnvoll, wenn ein klar belegter Bedarf durch Standardprodukte nicht angemessen abgedeckt wird.

Zehn Kriterien für den Vergleich

1. Informationsarchitektur und Navigation

Kann die Lösung Inhalte nach Aufgaben und Zielgruppen ordnen? Testen Sie Navigation und Querverweise mit realen Inhalten.

2. Suche

Welche Inhalte werden durchsucht, wie werden Berechtigungen berücksichtigt und lassen sich Resultate filtern? Vorbereitete Suchaufgaben sind aussagekräftiger als eine allgemeine Demo.

3. Redaktion und Freigabe

Wer darf erstellen, prüfen, veröffentlichen und archivieren? Prüfen Sie Entwürfe, Versionen und Stellvertretung.

4. Zielgruppen

Können Informationen nach Standort, Rolle oder Team angezeigt werden? Zielgruppensteuerung darf vertrauliche Informationen nicht bloss optisch ausblenden; dafür braucht es Berechtigungen.

5. Mobile Nutzung

Testen Sie wichtige Aufgaben auf den eingesetzten Geräten. Beachten Sie Lesbarkeit, Anmeldung, Navigation und Zugriff unterwegs.

6. Integration

Erfassen Sie die benötigten Verbindungen zu Teams, SharePoint, HR, Ticketsystem, CRM oder Fachanwendungen. Klären Sie Datenfluss, Anmeldung und Fehlerverantwortung.

7. Identitäten und Berechtigungen

Prüfen Sie Single Sign-on, Rollen, Gruppen, externe Zugriffe und den Austritt von Mitarbeitenden. Viele Einzelberechtigungen erschweren den Betrieb.

8. Governance

Jede wichtige Seite braucht eine verantwortliche Stelle, einen Prüfzyklus und einen Umgang mit veralteten Inhalten. Die Software unterstützt, ersetzt aber keine fachliche Verantwortung.

9. Betrieb und Support

Wer bearbeitet Störungen, Änderungen und redaktionelle Fragen? Prüfen Sie Release-Prozess, Supportwege und die Rollen von Hersteller und Umsetzungspartner.

10. Gesamtkosten und Ausstieg

Berücksichtigen Sie Lizenzen, Konzeption, Migration, Integrationen, Schulung, Redaktion und Weiterentwicklung. Prüfen Sie den Export von Inhalten und Metadaten. Die Kosten eines SharePoint-Intranets werden separat aufgeschlüsselt.

Mit realen Aufgaben testen

Bereiten Sie fünf Aufgaben für Demo oder Pilot vor:

1. Eine gültige Vorlage finden und ihre verantwortliche Stelle erkennen.
2. Eine standortspezifische Nachricht erstellen und freigeben.
3. Einen veralteten Inhalt kennzeichnen oder archivieren.
4. Eine neue Person über Rolle oder Gruppe berechtigen.
5. Auf einem Smartphone eine wichtige Arbeitsanweisung aufrufen.

Bewerten Sie jede Aufgabe als erfüllt, teilweise erfüllt, nicht erfüllt oder ungeklärt. Halten Sie Annahmen und nötige Zusatzmodule fest. So vergleichen Sie Produkte anhand Ihres Betriebs statt anhand unterschiedlich gestalteter Verkaufspräsentationen.

Ein Pilot sollte einen begrenzten Bereich, echte Inhalte und eine verantwortliche Redaktion umfassen. Testen Sie auch eine Stellvertretung, eine Zielgruppenänderung und eine nicht verfügbare Integration. Erst diese Fälle zeigen, ob das Betriebsmodell trägt. Der Beitrag mit SharePoint-Intranet-Beispielen für KMU zeigt mögliche erste Bereiche.

Wann eine einfache Lösung genügt

Bei einem kleinen Team mit wenigen stabilen Informationen können eine klare SharePoint-Startseite, eine gepflegte Navigation und wenige verantwortete Bereiche ausreichen. Eine spezialisierte Plattform kann besser passen, wenn Kommunikation viele Standorte oder mobile Zielgruppen erreichen muss. Eine individuelle Lösung gehört erst in die engere Auswahl, wenn besondere Fachanforderungen ihren Aufwand rechtfertigen.

Dokumentieren Sie am Ende nicht nur den Produktentscheid, sondern auch Eigentümerschaft, Redaktionsmodell, Berechtigungen, Einführungsumfang, Erfolgskriterien und Ausstiegsweg. Damit wird aus Software ein betreibbares Intranet.

Quellen und Prüfstand

Die Aussagen zu SharePoint, OneDrive, Teams-Integration, Migration, Governance und modernem Intranet wurden am 14. September 2026 anhand der Einführung in SharePoint und OneDrive in Microsoft 365 und der Microsoft-Anleitung zum Planen eines intelligenten SharePoint-Intranets geprüft. Funktionen, Lizenzumfang und Produktbedingungen können sich ändern. Für eine Auswahl müssen der aktuelle Mandant, das konkrete Angebot und die vertraglichen Bedingungen des jeweiligen Herstellers geprüft werden.