Was ist ein Intranet?

Ein Intranet richtet sich an Mitarbeitende und andere ausdrücklich berechtigte Personen. Es schafft einen gemeinsamen Einstieg zu Informationen, die im Arbeitsalltag wiederholt benötigt werden. Dazu können interne Nachrichten, Richtlinien, Vorlagen, Kontakte, Onboarding-Inhalte und Verweise auf Fachanwendungen gehören.

Ein modernes Intranet ist mehr als eine Dateiablage. Seiten erklären Zusammenhänge und Zuständigkeiten, während Dokumente an einem dafür vorgesehenen Ort geführt werden. Suche, Navigation und Zielgruppensteuerung helfen beim Finden. Berechtigungen schützen Inhalte, die nicht für alle bestimmt sind.

Intranet, Teams und DMS haben unterschiedliche Hauptaufgaben

Ein Intranet stellt längerfristig gültige Informationen für definierte Zielgruppen bereit. Microsoft Teams unterstützt laufende Gespräche, Besprechungen und Zusammenarbeit in Gruppen. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, führt Dokumente über Bearbeitung, Freigabe und Aufbewahrung. Die Werkzeuge können verbunden sein, sollten aber nicht ungeplant dieselbe Aufgabe übernehmen.

Ein Beispiel: Eine Änderung wird in Teams besprochen. Die freigegebene Richtlinie wird anschliessend im Intranet veröffentlicht. Falls das Dokument einen geregelten Freigabe- und Aufbewahrungsprozess benötigt, liegt die verbindliche Datei im DMS und wird von der Intranet-Seite aus verlinkt.

Ohne Verantwortung veraltet auch ein gutes Intranet

Jeder wichtige Inhaltsbereich braucht eine fachlich verantwortliche Stelle. Sie entscheidet, was veröffentlicht wird, prüft die Aktualität und entfernt überholte Inhalte. Die IT betreut Plattform, Zugriffe und technische Änderungen, kann aber die inhaltliche Verantwortung der Fachbereiche nicht ersetzen.

Für einen sinnvollen Start genügen häufig wenige, oft gesuchte Bereiche. Prüfen Sie mit realen Mitarbeitenden, ob sie aktuelle Vorlagen und zuständige Personen ohne Erklärung finden. Danach kann die Struktur kontrolliert wachsen.

Wenn Sie Plattformtypen und Angebote vergleichen, hilft der Ratgeber Intranet-Software für KMU vergleichen. Konkrete Einführungsszenarien zeigt der Beitrag mit SharePoint-Intranet-Beispielen für KMU.