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Qualitätsmanagement auf einen Blick
Die Übersicht schafft einen gemeinsamen Einstieg in die dokumentierten Qualitätsprozesse und die dazugehörigen Informationen.
Qualitätsprozesse und Projekte einheitlich steuern bei Schilt Elektro
BITS hat bei Schilt Elektro AG eine gemeinsame Grundlage für Qualitätsprozesse und wiederkehrende Projekte aufgebaut. Mitarbeitende finden Informationen schneller, und neue Projekte starten mit klarer Struktur und geregelten Zugriffsrechten.
Eckdaten
Die Ausgangslage auf einen Blick
- Standort
- Grenchen
- Projektjahr
- 2026
- Teamgrösse
- 10 Personen
- Plattform
- SharePoint Online, Teams und Power Automate
Ausgangslage
Gewachsene Ablagen und unterschiedliche Prozesse erschwerten den Alltag
Qualitätsprozesse, Projektunterlagen und weitere Dokumente lagen über Jahre in einer gewachsenen Dateiablage. Informationen waren nicht immer dort auffindbar, wo sie im Prozess oder im Projekt gebraucht wurden. Gleichzeitig wurden ähnliche Projektstrukturen wiederholt neu aufgebaut.
Schilt Elektro AG wollte die vorhandenen Informationen nicht einfach in neue Ordner verschieben. Gesucht war eine digitale Grundlage, die Prozesse verständlich dokumentiert, im Alltag unterstützt und den Zugang zu den passenden Informationen vereinfacht.
Lösung
Prozesse und Projekte auf einer gemeinsamen Grundlage aufbauen
BITS hat gemeinsam mit Schilt Elektro AG zwei aufeinander abgestimmte Module umgesetzt. Das Qualitätsmanagement führt über eine Prozesskarte zu den relevanten Abläufen, Zuständigkeiten und Unterlagen. Dokumente werden nicht mehr nur über eine tiefe Ordnerstruktur gefunden, sondern über ihren Bezug zu Prozess, Projekt und weiteren Metadaten.
Das Projektmanagement stellt für wiederkehrende Vorhaben eine einheitliche Projektvorlage bereit. Neue Projekte starten damit in einer klaren Struktur. Die erforderlichen Zugriffe werden beim Anlegen automatisch gesetzt, sodass Beteiligte mit den Informationen arbeiten können, die sie für ihre Aufgabe benötigen.
Die technische Grundlage bilden SharePoint Online, Microsoft Teams und Power Automate. BITS übernahm Konzept, Umsetzung und Migration, führte die Beteiligten in die Lösung ein und begleitet die Weiterentwicklung.
Einblicke aus der Umsetzung
Beispiele aus der täglichen Arbeit
Die gemeinsame Arbeitsumgebung verbindet Qualitätsprozesse, Projektinformationen und Aufgaben.
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Im Prozess gezielt navigieren
Die Prozessansicht führt Mitarbeitende zu Abläufen, Zuständigkeiten und den passenden Unterlagen.
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Projekte zentral überblicken
Das Projekt-Dashboard bündelt die relevanten Informationen und schafft eine gemeinsame Sicht auf laufende Vorhaben.
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Abläufe über die Prozesskarte finden
Die Prozesskarte ermöglicht eine schnelle Navigation durch die Arbeitsabläufe und deren Dokumentation.
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Aufgaben im Kontext bearbeiten
Das Aufgaben-Dashboard macht offene Punkte sichtbar und hält sie im Zusammenhang mit dem jeweiligen Prozess oder Projekt.
Nutzen
Informationen schnell finden und Projekte einheitlich starten
Mitarbeitende finden Prozesse und Dokumente heute über ihren fachlichen Zusammenhang. Die Prozesskarte gibt Orientierung, und klar dokumentierte Zuständigkeiten erleichtern die Anwendung im Alltag.
Neue Projekte beginnen mit derselben erprobten Struktur. Dadurch müssen wiederkehrende Ablagen und Zugriffe nicht jedes Mal neu organisiert werden. Die automatisch gesetzten Berechtigungen sorgen dafür, dass Projektbeteiligte gezielt auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen.
Die Umsetzung
Von der gewachsenen Ablage zur digitalen Arbeitsgrundlage
Die Lösung wurde in Etappen aufgebaut, damit Prozesse und Projekte für das Team nachvollziehbar zusammenfinden.
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Bestehende Ablagen und Prozesse aufnehmen
BITS und Schilt Elektro AG haben die vorhandenen Dokumente, Projektstrukturen und wiederkehrenden Abläufe gemeinsam betrachtet. Daraus entstand ein Zielbild für beide Module.
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Qualitätsmanagement strukturieren
Prozesskarte, Prozessinformationen und Dokumente wurden so aufgebaut, dass Mitarbeitende über den passenden Zusammenhang zu den benötigten Informationen gelangen.
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Projektvorlagen und Zugriffe definieren
Wiederkehrende Projektstrukturen wurden als Vorlage vorbereitet. Beim Anlegen eines neuen Projekts werden die vorgesehenen Zugriffsrechte automatisch gesetzt.
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Einführung begleiten und weiterentwickeln
BITS hat die Beteiligten bei der Einführung unterstützt und begleitet Schilt Elektro AG bei der laufenden Weiterentwicklung der Arbeitsumgebung.
Zusammenarbeit
Eine Struktur, die im Arbeitsalltag weiterwächst
Das Projekt war nicht mit der technischen Bereitstellung abgeschlossen. Entscheidend ist, dass Qualitätsprozesse und Projektstrukturen im Alltag verständlich bleiben und bei neuen Anforderungen ergänzt werden können.
BITS bleibt für Schilt Elektro AG in der Weiterentwicklung ansprechbar. So können zusätzliche Prozesse, Projektvorlagen oder Automatisierungen auf der bestehenden Grundlage ergänzt werden, ohne die Übersicht zu verlieren.
Prozesse und Projekte sollen auch bei Ihnen einfacher zusammenarbeiten?
Wir schauen uns Ihre heutige Ablage und Arbeitsabläufe an und entwickeln eine Struktur, die Ihr Team im Alltag unterstützt.