Elektroinstallateure · Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit
Schilt Elektro AG
- Vorher
- Qualitätsprozesse, Projektunterlagen und weitere Dokumente lagen über Jahre in einer gewachsenen Dateiablage. Informationen waren nicht immer dort, wo sie im Prozess oder Projekt gebraucht wurden, und ähnliche Projektstrukturen wurden immer wieder neu aufgebaut.
- Nachher
- Eine Prozesskarte führt zu Abläufen, Zuständigkeiten und Unterlagen. Neue Projekte starten mit einer einheitlichen Vorlage, die nötigen Zugriffe werden beim Anlegen automatisch gesetzt.
- In Zahlen
- 10 Personen
Ausgangslage
Bei der Schilt Elektro AG in Grenchen lagen Qualitätsprozesse, Projektunterlagen und weitere Dokumente über Jahre in einer gewachsenen Dateiablage. Informationen waren nicht immer dort auffindbar, wo sie gebraucht wurden, und ähnliche Projektstrukturen wurden wiederholt neu aufgebaut. Das Ziel war nicht, die Dateien in neue Ordner zu verschieben, sondern eine digitale Grundlage, die Prozesse verständlich dokumentiert und im Alltag unterstützt.
Die Lösung
Gemeinsam haben wir zwei aufeinander abgestimmte Module umgesetzt, mit SharePoint Online, Microsoft Teams und Power Automate:
- Qualitätsmanagement: Eine Prozesskarte führt zu den Abläufen, Zuständigkeiten und Unterlagen. Dokumente findet man über ihren Bezug zu Prozess, Projekt und weiteren Metadaten, nicht mehr nur über eine tiefe Ordnerstruktur.
- Projektmanagement: Für wiederkehrende Vorhaben gibt es eine einheitliche Projektvorlage. Beim Anlegen eines Projekts werden die Zugriffe automatisch gesetzt.
- Dazu ein Projekt-Dashboard für laufende Vorhaben und ein Aufgaben-Dashboard, das offene Punkte im Zusammenhang mit Prozess oder Projekt zeigt.
Wir haben Konzept, Umsetzung und Migration übernommen, die Beteiligten eingeführt und begleiten die Weiterentwicklung.
Was sich verändert hat
Mitarbeitende finden Prozesse und Dokumente über ihren fachlichen Zusammenhang. Neue Projekte beginnen mit derselben erprobten Struktur, Ablagen und Zugriffe müssen nicht jedes Mal neu organisiert werden.
Was andere daraus mitnehmen können
Andere Betriebe sollten keine Standardvorlage übernehmen. Sinnvoll ist, den ersten Bereich anhand häufiger Fragen, klarer Verantwortung für die Inhalte und echter Nutzung auszuwählen.