Kosten · IT-Betrieb & Arbeitsplatz
Was kostet IT-Support für ein KMU?
Kurz gesagt
Das hängt von Umfang und Risiko ab, nicht von einer Pauschale pro Person. Die Gesamtkosten setzen sich aus regelmässigen Betriebsleistungen, Lizenzen und Plattformen, erwartetem Zusatzaufwand und einmaligen Übergabe- und Projektkosten zusammen, plus einer Reserve für Ausgeschlossenes. Eine belastbare Zahl gibt es erst nach der Aufnahme von Arbeitsplätzen, Systemen, Servicezeiten und Zuständigkeiten.
Für wen das gilt
Für Inhaber und Geschäftsleitungen von KMU, die externen IT-Support einkaufen oder ihr heutiges Modell überprüfen. Ein Betrieb mit 20 Personen, standardisierter Microsoft-365-Umgebung und klaren Bürozeiten verursacht einen anderen Aufwand als ein gleich grosses Unternehmen mit Produktion, mehreren Standorten, Spezialsoftware und Wochenendbetrieb.
Zahlen: was die Kosten treibt
Feste Beträge nennen wir hier bewusst nicht. Vor einer strukturierten Aufnahme wäre jede Spanne eine ungesicherte Schätzung. Unsere Festpreise stehen auf der Preisseite.
| Kostentreiber | Was dazugehört |
|---|---|
| Komplexität je Arbeitsplatz | Betriebssysteme, Mobilgeräte, Drucker, Fachanwendungen, Berechtigungen, Büro, unterwegs oder Homeoffice |
| Verfügbarkeit | Geschäftszeiten, garantierte erste Reaktion, echter Bereitschaftsdienst |
| Mengen | Personen, Geräte, Standorte, gemeinsam genutzte Systeme |
| Zustand | Dokumentation und Ordnung der bestehenden Umgebung |
| Sicherheit | Überwachung, Patch-Management, Backup-Kontrollen |
| Abhängigkeiten | Internetanschlüsse, Server, Cloud-Dienste, Fachsoftware |
| Veränderung | Ein- und Austritte, Umbauten im Unternehmen |
| Beratung | Planung und Berichterstattung |
Eine einheitliche Umgebung ist meist besser planbar als eine historisch gewachsene Mischung.
Drei Preismodelle
| Modell | Passt, wenn | Grenze |
|---|---|---|
| Nach Aufwand | kleine, stabile Umgebung, seltene Anfragen | schwankende Kosten, Prävention wird aufgeschoben |
| Monatspauschale | du Planbarkeit für definierte Leistungen willst (Service Desk, Überwachung, Wartung) | unklare Verträge: Projekte, Hardware, Vor-Ort, Randzeiten oft separat |
| Managed Services | du verlässliche Betriebsabläufe statt einzelner Reparaturen einkaufen willst | intern muss jemand Prioritäten setzen und freigeben |
Die Formel für den Vergleich
Gesamtkosten = Grundpauschale + nutzungsabhängige Positionen + erwartete Zusatzstunden + Drittleistungen + anteilige Einmalkosten
Rechne die Zusatzstunden nicht mit Wunschdenken, sondern mit vorhandenen Ticket- und Projektdaten. Prüfe ein Normaljahr und ein anspruchsvolles Jahr. So siehst du, wie empfindlich ein Modell auf Personalwechsel, Geräteersatz oder eine grössere Störung reagiert.
Aus der Praxis
So rechnen wir einen Vergleich (fiktive Annahmen, keine Preise): Angebot A hat eine Grundpauschale und separat verrechnete Projekte, Angebot B schliesst mehr Betriebsleistungen ein. In beide Formeln kommen dieselbe Zahl Arbeitsplätze, dieselben erwarteten Zusatzstunden und dieselben geplanten Eintritte. Erst dann wird sichtbar, welches Angebot unter diesen Annahmen tiefer liegt.
Typische Überraschungen liegen an den Vertragsgrenzen: Onboarding, fehlende Dokumentation, Bereinigung alter Konten, Geräte ausserhalb des Standards, Notfälle ausserhalb der Servicezeit, Arbeiten mit Softwarelieferanten. Auch Lizenzen, Backup-Speicher, Sicherheitsprodukte und Hardware gehören nicht automatisch zur Pauschale. Bei einer Auslagerung kommt einmaliger Übergabeaufwand dazu: Bestandsaufnahme, Dokumentation, Zugänge, Bereinigung, Abstimmung mit bisherigen Lieferanten, allenfalls Parallelbetrieb.
Ehrlich gesagt: wann es sich nicht lohnt
Ein umfangreiches Modell ist unnötig, wenn deine Umgebung sehr klein ist und Ausfälle kaum geschäftliche Folgen haben. Ein sehr tiefes Angebot kann passen, wenn du intern viel Fachwissen hast und nur punktuell Hilfe brauchst. Es passt nicht, wenn sonst niemand Updates kontrolliert, Backups testet oder wiederkehrende Störungen auswertet.
Eine interne IT kann trotz höherer Fixkosten wirtschaftlicher sein, wenn genug kontinuierliche Arbeit anfällt und Entscheide sehr schnell im Betrieb fallen müssen. Transparenz heisst auch, eine Leistung nicht zu empfehlen, wenn der Nutzen den Aufwand voraussichtlich nicht rechtfertigt.
So gehst du vor
- Ausgangslage erfassen: Personen, Geräte, Standorte, Anwendungen, Betriebszeiten.
- Störungen und Veränderungen dokumentieren: häufigste Probleme, anstehende Projekte.
- Verantwortung aufteilen: was intern bleibt, was der Partner übernimmt.
- Gleiche Leistungstabelle von allen Anbietern ausfüllen lassen; Ausschlüsse an typischen Fällen erklären lassen.
- Bewerten: nicht nur Preis, sondern auch Erreichbarkeit, Dokumentation, Sicherheitsarbeit und Qualität der Übergabe.
Eine gute Offerte nennt Annahmen, Grenzen und Optionen und verspricht nicht, dass nie etwas ausfällt. Welches Betriebsmodell passt, klärt Interne IT, IT-Partner oder Managed Services: Was passt?. Die Fragen für die Auswahl: Wie wähle ich den richtigen IT-Dienstleister aus?. Wie viel Zeit dich IT-Störungen heute kosten, rechnet der Zeitdieb-Rechner aus. Mehr unter IT-Betrieb & Arbeitsplatz.
Häufige Fragen
Ist eine Supportpauschale eine Flatrate?
Nein, sofern das nicht ausdrücklich und realistisch vereinbart ist. Projekte, Hardware, Drittanbieter, Vor-Ort-Einsätze und Arbeiten ausserhalb der Servicezeit können separat verrechnet werden.
Was ist der Unterschied zwischen Reaktions- und Lösungszeit?
Die Reaktionszeit sagt, wann die Bearbeitung beginnt. Eine schnelle Antwort garantiert noch keine sofortige Behebung. Frag auch, für welche Prioritätsstufen die Zusage gilt und wann die Uhr stillsteht, etwa wenn Angaben eines Softwareherstellers fehlen.
Ist Support nach Aufwand günstiger?
Für kleine, stabile Umgebungen mit seltenen Anfragen kann er passen. Die Kosten schwanken aber, Vorbeugung wird eher aufgeschoben, und bei Störungen wird mehr über Aufwand als über dauerhafte Lösungen gesprochen.
Was ist Patch-Management?
Das geplante Prüfen und Einspielen von Sicherheits- und Funktionsupdates. Es gehört zu den Leistungen, die den Supportaufwand und das Sicherheitsniveau bestimmen.
