Industrie und Produktion · Ablage, Dokumente & Zusammenarbeit
Stebatec AG
- Vorher
- Dokumente lagen über Jahre in Explorer-Ordnern und Unterordnern. Pfade wurden lang, Versionen schwer auseinanderzuhalten, und Verbesserungsmeldungen mussten ohne gemeinsamen Ort erfasst und nachverfolgt werden.
- Nachher
- Dokumente sind in SharePoint Online über Metadaten nach Prozess, Bereich und Dokumenttyp geordnet. Verbesserungsmeldungen und ein Fehlerprotokoll laufen über Listen, Workflows führen die Zuständigen durch die nächsten Schritte.
Ausgangslage
Bei der Stebatec AG in Brügg lagen Dokumente über Jahre in Windows-Explorer-Ordnern und Unterordnern. Mit der Menge wurden die Pfade lang, Versionen schwer auseinanderzuhalten, und wichtige Unterlagen waren nicht immer dort, wo ein Prozess sie brauchte. Dazu kamen Verbesserungsmeldungen und Fehlerprotokolle aus dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess, die erfasst, zugewiesen und weiterverfolgt werden mussten.
Die Lösung
- Metadaten statt tiefer Ordner: Wir haben die bestehende Ablage gemeinsam aufgenommen und in SharePoint Online überführt. Dokumente sind nach Prozess, Bereich und Dokumenttyp eingeordnet. Dieselbe Information erscheint in verschiedenen Zusammenhängen, ohne kopiert zu werden.
- Unterlagen im Prozess: Wer einen Prozess bearbeitet, sieht die zugehörigen Dokumente dort, wo sie gebraucht werden.
- Verbesserungsprozess: Listen für Verbesserungsmeldungen und ein Fehlerprotokoll, das bei Stebatec «Shit happens» heisst. Meldungen sind schnell erfasst, Workflows führen die Zuständigen durch die nächsten Schritte.
- Kennzahlen und Aufgaben: ISO-Kennzahlen werden zentral erfasst und ausgewertet, Mitarbeitende sehen ihre offenen Aufgaben an einem Ort, ein Prozess-Cockpit zeigt Abläufe und offene Themen.
- Ortsunabhängig: Zugriff über Notebook, Tablet oder Smartphone, Berechtigungen regeln, wer was sieht.
Wir haben Konzept und Umsetzung gemeinsam erarbeitet, die Einführung begleitet und bleiben für Schulung, Betrieb und Weiterentwicklung ansprechbar.
Was sich verändert hat
Dokumente findet man über ihre Bedeutung, nicht nur über einen bekannten Speicherort. Das reduziert die Abhängigkeit von Personen, die eine historische Ordnerlogik kennen. Der Verbesserungsprozess ist transparenter: Meldungen sind zentral erfasst, Zuständigkeiten sichtbar.
Was andere daraus mitnehmen können
Eine Einführung sollte nicht mit der vollständigen Migration aller Dateien beginnen. Zuerst kamen Dokumenttypen, Arbeitszusammenhänge und der Verbesserungsprozess, dann Metadaten, Listen und Workflows. Übertragbar ist das Vorgehen: einen begrenzten Bereich wählen, echte Fälle prüfen, danach weiterentwickeln.