Gemeinden · Telefon & Erreichbarkeit
Gemeinde Oberwil bei Büren
- Vorher
- Vier Arbeitsplätze, und jede Änderung an Öffnungszeiten oder Ferien lief über den IT-Partner. Weil die Verwaltung mit einem Remote Client arbeitet, war die Sprachqualität beim Telefonieren über diese Umgebung ein Problem.
- Nachher
- Berechtigte Mitarbeitende passen Öffnungszeiten und Ferien selbst im System an. Telefoniert wird über PC-App und Funktelefone, die Anrufübersicht zeigt, wer anruft. Die Sprachqualität ist mit einer Weiterleitung gesichert, eine lokale Audio-Anbindung fürs Headset ist vorgesehen.
- In Zahlen
- 4 Arbeitsplätze
Ausgangslage
Die Gemeinde Oberwil bei Büren (BE) arbeitet mit vier Arbeitsplätzen. Die Mitarbeitenden wollten ihre Telefonie modernisieren, ohne für jede Anpassung auf einen externen Partner angewiesen zu sein. Besonders wichtig war die Selbstverwaltung: Ferien und Öffnungszeiten sollten direkt im System eingetragen und bei Bedarf geändert werden können. Und die Telefonie sollte das Team nicht an einen einzelnen Arbeitsplatz binden.
Die Herausforderung
Die Gemeinde arbeitet mit einem Remote Client. Die Anwendungen laufen also nicht auf dem lokalen PC, sondern auf einem entfernten System. Bei Telefonie über diese Umgebung können Sprachdaten je nach Verbindung Probleme machen. Wir haben das zuerst pragmatisch mit einer Weiterleitung gelöst. Für die dauerhafte Arbeit ist eine lokale Audio-Anbindung vorgesehen: Ein kompaktes Gerät am Arbeitsplatz stellt die Verbindung fürs Headset bereit und entkoppelt die Sprache von der Remote-Client-Umgebung, ohne dass sich der gewohnte Ablauf ändert.
Die Lösung
- Wir haben eine Telefonie eingerichtet, auf die die Gemeinde selbst zugreifen kann. Berechtigte Mitarbeitende melden sich an und passen Ferien und Öffnungszeiten an, ohne Umweg über den IT-Partner.
- Telefoniert wird über die PC-App und zusätzlich über Funktelefone. In der Anrufübersicht ist ersichtlich, wer anruft, so können Anrufe gezielt entgegengenommen und weitergeleitet werden.
- Für weitere Anpassungen und die geplante Audio-Anbindung bleiben wir ansprechbar.
Was sich verändert hat
Die Gemeinde pflegt Abwesenheiten und geänderte Öffnungszeiten dort, wo sie täglich mit der Telefonie arbeitet. Das spart Abstimmungen bei wiederkehrenden Anpassungen und gibt dem Team die gewünschte Kontrolle. Mit PC-App und Funktelefonen bleibt es auch ausserhalb des festen Arbeitsplatzes erreichbar.
Im Vordergrund stand nicht eine möglichst komplexe Anlage, sondern eine Lösung, die die Gemeinde im Alltag selbst bedienen kann.