Was ist ein DMS und wie funktioniert Dokumentenmanagement?
Ein Dokumentenmanagementsystem führt Dokumente vom Eingang über Bearbeitung und Freigabe bis zur Ablage, Aufbewahrung oder geregelten Löschung.
Die kurze Antwort
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) organisiert Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus. Es unterstützt je nach Lösung unter anderem strukturierte Ablagen, Metadaten, Suche, Versionen, Berechtigungen und Freigaben. Ein DMS funktioniert nur zuverlässig, wenn Dokumentarten, Rollen, Regeln und Ausnahmen vor der technischen Einrichtung verständlich festgelegt werden.
Vom Dokumenteingang bis zur geregelten Löschung
Ein DMS bildet nicht nur einen Ablageort ab. Es verbindet Dokumente mit Informationen und Regeln, damit Mitarbeitende die richtige Fassung finden und den nächsten Arbeitsschritt erkennen können. Dazu gehören je nach Anforderung:
- Metadaten wie Dokumentart, Projekt, Status oder verantwortliche Stelle
- Suche und gefilterte Ansichten
- Versionen und eine nachvollziehbare Bearbeitung
- Rollen und Berechtigungen
- Prüf- und Freigabeabläufe
- Vorlagen, Fristen und Benachrichtigungen
- Regeln für Aufbewahrung und Löschung
Der konkrete Ablauf beginnt beispielsweise mit einer eingehenden Rechnung, einem Vertrag oder einer Arbeitsanweisung. Das Dokument wird erfasst und zugeordnet, von zuständigen Personen bearbeitet oder geprüft und anschliessend am vorgesehenen Ort aufbewahrt. Automationen können einzelne Schritte unterstützen. Sie ersetzen aber keine Entscheidung darüber, wer freigeben darf oder wie mit einer Ausnahme umzugehen ist.
Nicht jedes Unternehmen benötigt dieselbe Lösung. Für gemeinsame Dateien und einfache Zusammenarbeit können SharePoint-Standardfunktionen ausreichen. Hoch spezialisierte Akten, komplexe Fachschnittstellen oder besondere Archivanforderungen können ein klassisches DMS oder eine zusätzliche Fachlösung verlangen. Der Vergleich von SharePoint, Dateiserver und klassischem DMS hilft bei dieser Abgrenzung.
Ein Produkt ist zudem nicht automatisch revisionssicher. Technische Funktionen und organisatorische Regeln müssen gemeinsam zu den konkreten Pflichten passen. Beginnen Sie deshalb mit einem häufigen Dokumenttyp und prüfen Sie den Ablauf mit echten Fällen. Der Praxisleitfaden zur DMS-Einführung im KMU beschreibt dieses Vorgehen in Etappen.
Mit einem konkreten Dokumenttyp beginnen
Wir prüfen Ablauf, Rollen, Suche, Freigaben und Systemgrenzen für einen überschaubaren ersten Schritt.
Quellen
- SharePoint-Grundlagen bei Microsoft
Microsoft Support
Offizielle Übersicht zu Websites, Dokumenten und Informationsfreigabe mit SharePoint.