Muss ich bei einer DMS-Einführung alle bestehenden Dokumente migrieren?
Nein. Aktive, aufbewahrungspflichtige und veraltete Dokumente sollten getrennt beurteilt werden, bevor ein Bestand in das neue DMS übernommen wird.
Die kurze Antwort
Nein. Bei einer DMS-Einführung müssen nicht automatisch alle bestehenden Dokumente in die neue Struktur übernommen werden. Trennen Sie aktive Inhalte, fachlich oder rechtlich benötigten Altbestand, Dubletten und veraltete Dateien. Migriert werden sollte nur, was einen geklärten Zweck, eine verantwortliche Stelle und eine passende Zuordnung im Zielsystem hat.
Übernehmen Sie Inhalte nach Zweck, nicht nach Vollständigkeit
Eine vollständige Kopie aller bisherigen Laufwerke überträgt häufig auch Dubletten, veraltete Dateien, unklare Namen und eine Ordnerstruktur, die im neuen Dokumentenmanagementsystem nicht mehr passt. Dadurch wird die technische Migration zwar vollständig, die spätere Nutzung aber unnötig schwierig.
Teilen Sie den Bestand vor der Übernahme in vier Gruppen:
- Aktive Dokumente: Inhalte, die laufend bearbeitet oder regelmässig benötigt werden.
- Benötigter Altbestand: Abgeschlossene Inhalte, die aus fachlichen, vertraglichen oder rechtlichen Gründen aufbewahrt und gefunden werden müssen.
- Ungeklärte Inhalte: Dateien ohne erkennbare Verantwortung, Zuordnung oder Aufbewahrungsentscheid.
- Dubletten und veraltete Inhalte: Dateien, die nach dokumentierter Freigabe nicht übernommen werden sollen.
Für jede zu migrierende Gruppe braucht es eine Zuordnungsregel. Sie legt Zielbereich, Dokumentart, nötige Metadaten, Berechtigungen und Umgang mit Versionen fest. Ein Testlauf zeigt, ob Dateien lesbar bleiben, richtig gefunden werden und die vorgesehenen Personen zugreifen können.
Altbestand kann getrennt behandelt werden
Nicht jeder aufbewahrungspflichtige Inhalt muss dieselbe aktive Struktur und denselben Prozess durchlaufen. Je nach Anforderung kann ein klar abgegrenzter Altbestand sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass Zugriff, Suche, Aufbewahrung und geregelte Löschung fachlich festgelegt sind.
Löschen Sie unbekannte Inhalte nicht allein aufgrund ihres Alters. Ebenso sollte «vorsichtshalber alles behalten» keine dauerhafte Ersatzentscheidung sein. Aufbewahrungs- und Löschpflichten hängen vom Dokumenttyp und Anwendungsfall ab und müssen von der zuständigen Fachstelle beurteilt werden.
Planen Sie ausserdem den Übergang: Wird der alte Bestand schreibgeschützt? Bis wann dürfen dort Änderungen erfolgen? Wie werden neue oder geänderte Dokumente während der Migration behandelt? Wer bestätigt nach dem Test, dass der neue Bereich vollständig genug und nutzbar ist?
Der Leitfaden zur DMS-Einführung im KMU ordnet Migration, Pilot und Betrieb in den Gesamtprozess ein. Die Frage Was ist ein DMS? erklärt die grundlegenden Funktionen.
Einen überschaubaren Migrationsumfang bestimmen
Wir ordnen einen konkreten Dokumenttyp, den benötigten Altbestand und die Prüfkriterien für einen Pilot.
Quellen
- Migrationsplanung für SharePoint und OneDrive
Microsoft Learn
Offizielle Übersicht zur Einordnung der Migration in Planung und Einführung.