Von Ordnern zu klaren Prozessen bei Stebatec

Bei Stebatec lagen Dokumente über Jahre in Windows-Explorer-Ordnern und Unterordnern. Mit zunehmender Menge wurden Pfade lang, Versionen schwer auseinanderzuhalten und relevante Unterlagen nicht immer dort gefunden, wo sie für einen Prozess gebraucht wurden.

Das betraf nicht nur einzelne Dateien. Verbesserungsmeldungen, Fehlerprotokolle und weitere Themen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses mussten nachvollziehbar erfasst, einer zuständigen Person zugewiesen und weiterverfolgt werden. Gesucht war deshalb keine neue Ordnerstruktur, sondern eine Arbeitsgrundlage, die Dokumente und Prozesse miteinander verbindet.

BITS hat die bestehende Ablage gemeinsam mit Stebatec aufgenommen und in SharePoint Online überführt. Statt die bisherige Ordnerstruktur unverändert nachzubauen, werden Dokumente über Metadaten eingeordnet: etwa nach Prozess, Bereich oder Dokumenttyp. So bleibt die Ablage schlanker, und dieselbe Information kann in unterschiedlichen Arbeitszusammenhängen sichtbar werden, ohne kopiert werden zu müssen.

Wenn Mitarbeitende einen Prozess bearbeiten, sehen sie die dazugehörigen Unterlagen dort, wo sie benötigt werden. Das verkürzt die Suche und macht die jeweils aktuelle Version leichter auffindbar. Die technische Grundlage dafür bildet Dokumentenmanagement mit Microsoft 365; mit Microsoft 365 und Arbeitsplatz steht sie auch auf Notebook, Tablet und Smartphone zur Verfügung.

Zusätzlich wurden Listen für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess aufgebaut. Das Fehlprotokoll trägt bei Stebatec den Namen «Shit happens». Mitarbeitende können eine Meldung schnell erfassen, statt sie in E-Mails oder persönlichen Notizen festzuhalten. Workflows führen die zuständigen Personen durch die nächsten Schritte und helfen, offene Punkte im Blick zu behalten.

Die Mitarbeitenden finden Dokumente heute über ihre Bedeutung und nicht nur über einen bekannten Speicherort. Das erleichtert die Suche über mehrere Bereiche hinweg und reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Personen, die eine historische Ordnerlogik kennen.

Auch der Verbesserungsprozess ist transparenter: Meldungen sind zentral erfasst, Zuständigkeiten werden im Ablauf sichtbar und Dokumente lassen sich dem passenden Prozess zuordnen. Stebatec kann damit aus einer Beobachtung schneller einen nachvollziehbaren nächsten Schritt machen.

Der Zugriff ist zudem ortsunabhängig möglich. Mitarbeitende arbeiten mit den freigegebenen Ressourcen in SharePoint Online, unabhängig davon, ob sie Notebook, Tablet oder Smartphone nutzen. Berechtigungen stellen sicher, dass nur die vorgesehenen Personen auf die jeweiligen Informationen zugreifen.

Im Projekt ging es nicht darum, eine technische Plattform einzuführen und die Verantwortung danach abzugeben. BITS hat Konzept und Umsetzung gemeinsam mit Stebatec erarbeitet, die Mitarbeitenden bei der Einführung begleitet und bleibt auch für die Weiterentwicklung der Lösung ansprechbar.

Neue Dokumenttypen, zusätzliche Prozesse oder weitere Verbesserungsmeldungen lassen sich auf der vorhandenen Grundlage ergänzen. So bleibt die Struktur verständlich, während sie sich am tatsächlichen Bedarf von Stebatec weiterentwickelt.