Telefonie, die die Gemeinde selbst verwalten kann
BITS hat die Telefonie der Gemeinde Oberwil bei Büren für vier Arbeitsplätze modernisiert. Öffnungszeiten und Ferienzeiten lassen sich heute direkt im System anpassen, während PC-App und Funktelefone die Erreichbarkeit im Arbeitsalltag vereinfachen.
Eckdaten
Die Ausgangslage auf einen Blick
- Standort
- Oberwil bei Büren, BE
- Projektjahr
- 2025
- Arbeitsplätze
- 4
- Arbeitsweise
- PC-App und Funktelefone
- Projektumfang
- Telefonie, Selbstverwaltung und Remote-Client-Anbindung
Ausgangslage
Kleine Verwaltung, klare Anforderungen an die Erreichbarkeit
Die Gemeinde Oberwil bei Büren arbeitet mit vier Arbeitsplätzen. Die Mitarbeitenden wollten ihre Telefonie modernisieren, ohne für jede Anpassung auf einen externen Partner angewiesen zu sein.
Besonders wichtig war die Selbstverwaltung: Ferienzeiten und Öffnungszeiten sollen direkt im System eingetragen und bei Bedarf angepasst werden können. Gleichzeitig sollte die Telefonie den Arbeitsalltag flexibel unterstützen. Deshalb arbeiten die Mitarbeitenden neben der PC-App auch mit Funktelefonen und bleiben so nicht an einen einzelnen Arbeitsplatz gebunden.
Herausforderung
Remote Clients können die Sprachqualität beeinträchtigen
Die Gemeinde arbeitet mit einem Remote Client. Die Anwendungen laufen damit nicht direkt auf dem lokalen PC, sondern auf einem entfernten System. Bei Telefonie über diese Umgebung können Sprachdaten je nach Verbindung zu Problemen führen.
BITS hat die Situation zunächst pragmatisch mit einer Weiterleitung gelöst. Für die dauerhafte Arbeitsweise ist eine zusätzliche lokale Audio-Anbindung vorgesehen: Ein kompaktes Gerät am Arbeitsplatz stellt die Verbindung für das Headset bereit. So wird die Sprachübertragung von der Remote-Client-Umgebung entkoppelt, ohne dass sich der gewohnte Arbeitsablauf ändern muss.
Lösung
Telefonie zentral verwalten und im Alltag flexibel nutzen
BITS hat eine Telefonielösung eingerichtet, auf die die Gemeinde selbst zugreifen kann. Berechtigte Mitarbeitende melden sich im System an und passen Ferienzeiten sowie Öffnungszeiten an, wenn die Verwaltung geschlossen ist. Diese Änderungen können ohne Umweg über den IT-Partner vorgenommen werden.
Die Mitarbeitenden telefonieren über die PC-App und zusätzlich über Funktelefone. In der Anrufübersicht ist ersichtlich, wer anruft. Dadurch kann die Gemeinde Anrufe gezielt entgegennehmen und weiterleiten.
Die technische Grundlage bildet Telefonie und VoIP: Eine Lösung, die Erreichbarkeit, Rufumleitungen und einfache Verwaltung in einem nachvollziehbaren Ablauf verbindet.
Nutzen
Anpassungen selbst vornehmen und zuverlässig erreichbar bleiben
Die Gemeinde kann Abwesenheiten und geänderte Öffnungszeiten dort pflegen, wo sie täglich mit der Telefonie arbeitet. Das spart Abstimmungen bei wiederkehrenden Anpassungen und gibt den Mitarbeitenden die gewünschte Kontrolle über ihren Telefonbetrieb.
Mit der Kombination aus PC-App und Funktelefonen bleibt das Team auch ausserhalb des festen Arbeitsplatzes erreichbar. Die geplante lokale Audio-Anbindung schafft zudem eine verlässliche Grundlage für das Arbeiten mit dem Remote Client und Headset.
Die Umsetzung
Von der Anforderung zur alltagstauglichen Telefonie
Die Lösung verbindet selbständige Verwaltung mit einer Arbeitsweise, die zu den technischen Voraussetzungen der Gemeinde passt.
Anforderungen im Verwaltungsalltag aufnehmen
BITS hat mit der Gemeinde geklärt, welche Anpassungen Mitarbeitende selbst vornehmen sollen und wie die Telefonie an den vier Arbeitsplätzen genutzt wird.
Telefonie und Selbstverwaltung einrichten
Öffnungszeiten, Ferienzeiten und die berechtigten Zugriffe wurden im System vorbereitet, damit die Gemeinde Anpassungen direkt vornehmen kann.
PC-App und Funktelefone in Betrieb nehmen
Die Mitarbeitenden nutzen die Telefonie am PC und über Funktelefone. Die Anrufübersicht unterstützt sie beim gezielten Entgegennehmen und Weiterleiten.
Remote-Client-Anbindung weiterentwickeln
Die bestehende Weiterleitung sichert den Betrieb. Eine zusätzliche lokale Audio-Anbindung ist für die dauerhafte Arbeit mit Headsets vorgesehen.
Zusammenarbeit
Eine Lösung, die die Gemeinde selbständig nutzen kann
Bei diesem Projekt stand nicht eine möglichst komplexe Telefonanlage im Vordergrund, sondern eine Lösung, die die Gemeinde im Alltag selbst bedienen kann. Die Verwaltung soll Öffnungszeiten und Abwesenheiten dann anpassen können, wenn es nötig ist.
BITS hat die Telefonie eingerichtet und die technische Besonderheit der Remote-Client-Umgebung berücksichtigt. Bei weiteren Anpassungen und der geplanten lokalen Audio-Anbindung bleibt BITS ansprechbar.
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Wir schauen Ihre Ausgangslage an und entwickeln eine Telefonielösung, die Erreichbarkeit und Verwaltung sinnvoll verbindet.