Bleiben Microsoft-365-Daten erhalten, wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen?
Microsoft-365-Daten bleiben nach einem Austritt nicht automatisch unbegrenzt erhalten. Übergabe, Aufbewahrung, Lizenzentzug und Kontolöschung müssen geplant werden.
Die kurze Antwort
Nicht automatisch und nicht unbegrenzt. Ob E-Mails, OneDrive-Dateien, Teams-Inhalte und Automationen erhalten und zugänglich bleiben, hängt davon ab, ob nur der Zugriff gesperrt, die Lizenz entfernt oder das Konto gelöscht wird. Vor der Löschung müssen geschäftlich benötigte Daten, Eigentümerschaften, Aufbewahrungsregeln und eine mögliche Sicherung gezielt geprüft werden.
Zugriff sperren, Lizenz entfernen und Konto löschen sind verschiedene Schritte
Beim Austritt einer Person geschieht nicht automatisch dasselbe mit allen Microsoft-365-Daten. Zuerst muss unterschieden werden, welche administrative Handlung ausgeführt wird.
Eine Anmeldesperre beendet den vorgesehenen Zugriff, lässt Konto und Daten aber grundsätzlich bestehen. Beim Entfernen einer Lizenz gelten je nach Dienst eigene Folgen und Fristen. Wird das Benutzerkonto gelöscht, beginnen Wiederherstellungs- und Aufbewahrungszeiträume. Microsoft beschreibt für E-Mail und OneDrive unterschiedliche Abläufe; die aktuelle Mandantenkonfiguration muss deshalb vor der Löschung geprüft werden.
Daten liegen an unterschiedlichen Orten
E-Mail und persönliches OneDrive sind eng mit dem Benutzerkonto verbunden. Dateien aus Teams-Kanälen werden dagegen in SharePoint gespeichert. Eine austretende Person kann ausserdem Teams, Microsoft-365-Gruppen, SharePoint-Bereiche, Power-Automate-Flows oder Anwendungen besitzen. Diese Inhalte verschwinden nicht alle gleichzeitig, können ohne neue Eigentümerschaft aber schwer zu verwalten sein oder technisch ausfallen.
Vor dem Löschen sollten Sie deshalb klären:
- Wer benötigt geschäftliche E-Mails und OneDrive-Dateien weiter?
- Soll die E-Mail-Adresse vorübergehend Nachrichten empfangen?
- Wer übernimmt Teams, Gruppen, Websites, Flows und Apps?
- Welche Aufbewahrungs- oder Löschpflichten gelten für die Inhalte?
- Welche OneDrive-Aufbewahrungsdauer ist im Mandanten eingestellt?
- Welche zusätzlichen Sicherungen bestehen, und wie lassen sie sich wiederherstellen?
Microsoft dokumentiert für OneDrive nach der Kontolöschung eine konfigurierbare Aufbewahrungsdauer von 30 bis 3650 Tagen. Diese Frist ist kein Ersatz für eine fachliche Übergabe oder ein Backup. Sie muss vor dem konkreten Austritt kontrolliert werden.
Sperren Sie den Zugriff zum vereinbarten Zeitpunkt, widerrufen Sie aktive Sitzungen und behandeln Sie Geräte sowie privilegierte Rollen. Löschen Sie das Konto erst, wenn Daten, Eigentümerschaften, rechtliche Anforderungen und Lizenzfolgen geprüft und freigegeben sind.
Der Ratgeber Microsoft-365-Offboarding: Checkliste für austretende Mitarbeitende führt durch den gesamten Ablauf. Die Abgrenzung von Aufbewahrung und zusätzlicher Sicherung erklärt der Beitrag Microsoft-365-Backup für OneDrive, Teams und Exchange.
Austritte nachvollziehbar vorbereiten
Wir helfen, Zugriffe, Datenübergabe, Eigentümerschaften und technische Abhängigkeiten zu erfassen.
Quellen
- Microsoft-365-Offboarding bei Microsoft Learn
Microsoft Learn
Offizielle Übersicht zu Zugriffssperre, E-Mail, OneDrive, Lizenz und Kontolöschung.
- OneDrive-Aufbewahrungsdauer konfigurieren
Microsoft Learn
Offizielle Beschreibung der mandantenweiten Aufbewahrungsdauer nach Kontolöschung.